Services partagés RH : Ce qui se cache derrière ce terme
Lorsque l'on évoque la digitalisation, rares sont ceux qui pensent d'emblée à la communication, et encore moins à une communication optimisée. De prime abord, beaucoup associent la digitalisation à une transformation de la communication interpersonnelle, marquée par les médias sociaux, WhatsApp et autres plateformes similaires. Mais jetons un coup d'œil à la communication dans les organisations : La digitalisation n'a-t-elle pas même créé de nouvelles voies passionnantes dans ce domaine et amélioré la communication ?
Dans le monde du travail d'aujourd'hui, les moyens de communication tels que le courrier électronique, l'intranet, la messagerie instantanée ou les vidéoconférences sont devenus incontournables. En cas de besoin, les informations sont rapidement recherchées via Google, les éléments inconnus sont consultés sur Wikipedia et les demandes concrètes sont clarifiées par e-mail. La capacité croissante de transmettre des informations à travers l'espace et le temps a apporté de nombreux avantages aux entreprises. Mais comment les services RH peuvent-ils encore mieux exploiter ce potentiel ? Le mot clé est HR Shared Services - une forme d'organisation qui permet une communication fluide et plus efficace entre les collaborateurs et le département RH.
Imagine une plate-forme en ligne basée sur le cloud qui sert d'intermédiaire entre les collaborateurs et les RH. Les deux parties y ont accès, mais voient des contenus différents. Les RH alimentent la plate-forme avec des articles de connaissance et offrent ainsi des réponses aux questions fréquentes qui leur sont posées quotidiennement par e-mail, par téléphone ou par d'autres moyens. Pour les collaborateurs, il s'agit d'une sorte de Wikipédia pour les RH, qui leur permet de chercher des réponses de manière autonome. Si un collaborateur ne trouve pas de réponse, il peut déposer un ticket. Le service RH répond à ces demandes individuellement ou à l'aide de modèles. Les demandes récurrentes peuvent ainsi être traitées en quelques clics. Si les RH ont besoin d'informations supplémentaires pour une demande, le collaborateur peut remplir un formulaire directement sur la plateforme. De leur côté, les RH reçoivent tous les tickets, demandes et formulaires de manière claire au même endroit et peuvent les attribuer aux personnes compétentes. Il est en outre possible de créer des processus, de répartir les tâches et d'attribuer des rôles afin de gérer efficacement le flux de communication.
Un exemple : dès l'onboarding, les nouveaux collaborateurs peuvent accéder à la plate-forme et se voient automatiquement rappeler de remplir des fiches de données de base, de suivre des programmes d'introduction ou de signer électroniquement des déclarations de confidentialité. Ces documents sont ensuite directement classés dans le dossier électronique du personnel.
L'introduction de HR Shared Services donne naissance à un tout nouveau type de communication entre les collaborateurs et les services RH. Grâce aux systèmes de tickets, aux bases de connaissances et à la gestion des processus, la communication est optimisée tout en étant plus efficace. Le département RH devient ainsi un HR Shared Services Center qui met à disposition des informations, gère des formulaires et pilote des processus. La digitalisation a peut-être modifié la communication classique, mais elle ouvre également de nouvelles voies pour que les organisations puissent communiquer entre elles et avec leurs collaborateurs. Ces développements montrent que la digitalisation ne détruit pas la communication, mais qu'au contraire, elle l'élève à un nouveau niveau.