Processus RH intelligents

Comment accomplir une tâche le plus efficacement possible ? Ce que l'on appelle souvent affectueusement la routine au quotidien n'est en fait rien d'autre que des processus. Comme la tasse de café que l'on remplit après la douche, mais que l'on vide avant de se brosser les dents, puis que l'on passe finalement au lave-vaisselle après avoir fait ses lacets, avant de prendre la clé sur le tableau des clés et, enfin, avant d'aller chercher le journal dans la boîte aux lettres en allant au travail. Pour que cette routine matinale fonctionne en 25 minutes, plusieurs facteurs doivent être réunis : Le café doit être disponible, une tasse propre doit être prête, la clé se trouve sur le tableau des clés et le journal est distribué à l'heure.

La liste est interminable et beaucoup de choses peuvent mal tourner. Et pourtant, tous les facteurs se combinent comme une horloge. Nous avons ainsi un processus efficace qui nous permet de dormir plus longtemps et de ne consacrer que 25 minutes à la routine matinale. Or, il vient à l'esprit de très peu de personnes de consigner par écrit leur routine matinale dans un flowchart de processus et d'optimiser le processus de manière structurée. Alors pourquoi le faire dans les RH ?

C'est très simple : outre l'efficacité, de bons processus peuvent être parfaitement adaptés aux besoins des collaborateurs, constituent une bonne base pour la digitalisation et créent également une compréhension au sein de l'équipe pour les travaux des autres. C'est précisément pour cela que nous aimons optimiser les processus RH.

Définir et optimiser les processus RH

Par processus défini, nous entendons une série de tâches interdépendantes dont le sens et le but, le transfert et l'exécution sont clairement définis par des rôles, des autorisations et des outils. Il est donc inutile de définir, de consigner par écrit et d'optimiser chacun de ces cent processus RH. (Graphique ci-dessous)

Une manière simple de classer les processus par ordre de priorité est de prendre en compte la fréquence et la complexité du processus. La complexité peut être déterminée à l'aide des questions suivantes : combien de personnes sont impliquées dans le processus, combien d'étapes le processus comporte-t-il, combien y a-t-il de dépendances ?

Quelle est la procédure à suivre pour optimiser les processus RH ?

Les cinq étapes suivantes te permettront d'optimiser tes processus RH :

1. Faire un brainstorming et établir des priorités : Souvent, les collaborateurs reconnaissent eux-mêmes quels sont les processus les plus importants et qui doivent être optimisés en priorité. Si cela n'est pas clair, il est recommandé de faire un brainstorming sur les processus existants. Le graphique ci-dessous permet de classer les processus par ordre de priorité.
2. Définir les objectifs : C'est maintenant que le plaisir commence. Dans des ateliers interactifs avec de nombreux outils différents, l'état actuel est dessiné et le processus cible est défini.
3. Clarifier les points importants : Avant de commencer la mise en œuvre, tu dois clarifier les points importants et te poser les questions suivantes : Le processus est-il conforme à la législation et au GDPR ? Puis-je reproduire le processus tel quel avec les outils à ma disposition ?
4. Mettre en œuvre le processus : Il s'agit maintenant de se lancer et de mettre en œuvre le processus.
5. Mesurer le succès : Lorsque tu optimises un processus, tu devrais aussi prendre la peine de parler au début des facteurs de réussite mesurables. Par exemple, il faut définir comment la satisfaction des collaborateurs est mesurée lors du processus d'onboarding ou combien de temps les RH consacrent aux mutations des données de base. C'est la seule façon de savoir si le processus a été amélioré.

En fin de compte, la procédure n'est pas différente de celle de la routine matinale. Tu réfléchis à un processus théorique optimal, du lever au départ de la maison. Les points importants sont clarifiés à l'avance, par exemple si la machine à café peut être programmée la veille. Ensuite, tu mets en œuvre le processus défini et tu mesures le succès quotidien en regardant ta montre et ta satisfaction.

Ai-je impérativement besoin d'un logiciel pour des processus RH efficaces ?

Pour avoir des processus efficaces, tu n'as pas nécessairement besoin d'un logiciel. De la même manière, un logiciel ne signifie pas que les processus deviennent automatiquement efficaces. Un processus inefficace reste inefficace, même s'il est représenté dans un logiciel.

Un logiciel peut toutefois t'aider à automatiser certaines étapes. Par exemple, tu peux lancer automatiquement le processus d'onboarding dès que l'on sélectionne « embaucher » dans ton outil de recrutement. Un projet de contrat est automatiquement créé, les collaborateurs reçoivent un e-mail automatique les invitant à vérifier leurs données et à les compléter si nécessaire.

Quelles sont les possibilités de numériser les processus RH ?

En général, on peut distinguer ici trois types de solutions logicielles :

• Logiciel de processus RH dédié : ces outils ont été spécifiquement développés pour représenter numériquement les processus RH dans leur intégralité. Le logiciel UKG HR Service Delivery en est un exemple.
• Logiciel de processus RH fragmenté : ces outils permettent souvent de numériser des parties d'un processus complet. Les outils de recrutement ou de gestion des performances tels que SuccessFactors en sont un exemple.
• Logiciel de processus général : ces outils sont souvent intégrés dans des sharepoints existants ou applicables à tous les processus possibles dans l'entreprise. Nintex ou Leanix en sont des exemples.

Pour toutes les solutions logicielles, il est important d'assurer l'intégration dans l'environnement système existant afin de pouvoir profiter de tous les avantages du logiciel choisi.

L'expérience employé-e dans les processus RH

Un aspect important souvent oublié dans la conception des processus est de savoir comment les collaborateurs se sentent dans le processus (expérience employé-e). L'onboarding est un super exemple. Souvent, le processus n'aborde que l'entrée classique : Établir un contrat, saisir les données de base, demander des documents. On néglige de s'assurer que les collaborateurs se sentent intégrés et bienvenus. Il est pourtant essentiel que les RH deviennent des créateurs actifs d'expériences positives. Pour en savoir plus, consulte notre article spécialisé « L'importance de l'expérience employé-e » .

Les processus numérisés et standardisés apportent structure et concentration. Les RH peuvent ainsi se concentrer davantage sur l'essentiel et investir le temps ainsi gagné de manière stratégique et orientée vers l'avenir.