La digitalisation dans un "monde à l'envers

Lorsque tu numérises, il est important que tout ce qui est aujourd'hui sur papier et dans la tête des collaborateurs soit reproduit exactement de la même manière au niveau numérique. Pourquoi utiliser les meilleures pratiques si cela a fonctionné jusqu'à présent ? Tout se passe bien, n'est-ce pas ?

Dans un monde à l'envers, les projets de numérisation se dérouleraient selon les exemples suivants.

1. Gestion du changement - superflue !

Si les processus existants sont numérisés, tu n'as pas besoin de gestion du changement. Les processus bien rodés ont finalement fait leurs preuves. Ton objectif devrait être de reproduire exactement dans la nouvelle solution numérique tout ce qui a été fait jusqu'à présent sur papier, avec des formulaires et via des e-mails.

2. Les RH savent mieux que quiconque ce qui est bon pour tous

Afin de préserver les ressources de l'entreprise, il est plus efficace que le projet soit mené uniquement par le service RH. Tous les autres départements sont de toute façon occupés. Tu peux ainsi agir rapidement et de manière ciblée, car les experts RH sont les mieux placés pour savoir ce qui est bon pour l'entreprise. Impliquer les collaborateurs ne coûte que du temps et de l'argent.

3. Opte rapidement pour une solution

Il existe sur le marché de nombreux logiciels proposant des solutions apparemment similaires. Pour gagner du temps, tu devrais choisir la future solution le plus rapidement possible. Les relations avec des connaissances qui travaillent chez un fournisseur de logiciels devraient être prises en compte en priorité - après tout, les contacts personnels sont plus importants que l'obtention de références.

4. Ne choisir que le meilleur

Pour une numérisation optimale, tu devrais toujours suivre l'approche « Best of Breed », qui consiste à acquérir une solution spécialisée pour chaque processus. Tu montres ainsi que tu tiens à tes collaborateurs, car seul le meilleur est assez bon. Et bien sûr, tu fais confiance à tes collaborateurs pour qu'ils s'habituent sans problème à différentes solutions.

5. Migration des données historiques

Lors de l'introduction d'une nouvelle solution, aucune connaissance du passé ne doit être perdue. Tu devrais si possible migrer toutes les données historiques, comme celles des collaborateurs qui ont quitté l'entreprise. Ton audit interne appréciera le surcroît de travail, même si ces informations ne sont que rarement utilisées.

6. Une solution stable et éprouvée

Comme beaucoup de temps est consacré à la formation des utilisateurs, il est important que la solution reste stable après son introduction. Les changements sont superflus. La stabilité renforce la confiance des collaborateurs dans le service RH et minimise les frais d'exploitation. Les nouveautés techniques ou les extensions de l'IA sont surestimées et ne sont que des tendances passagères.

7. Le contact direct est important

Afin de maintenir la proximité avec les collaborateurs, tu devrais laisser tous les canaux de communication ouverts. Permets aux demandes telles que les déclarations d'accident ou les soldes de vacances d'être soumises directement au service RH par téléphone ou par e-mail. Les collaborateurs des RH peuvent ensuite saisir soigneusement ces informations dans le système.

8. Excel peut tout faire

Un bon processus d'onboarding doit être personnalisé et adaptable de manière flexible. Microsoft Excel est parfait pour cela. Des listes de contrôle et des menus déroulants te permettent de saisir les progrès réalisés. Si l'Excel d'onboarding est classé dans le dossier des nouveaux collaborateurs, tous les départements concernés peuvent suivre les progrès de manière fiable.

9. Rapports pivots pour une flexibilité optimale

La direction a besoin de rapports fiables pour prendre des décisions stratégiques importantes. Télécharge pour cela toutes les données sous forme de fichiers Excel, combine-les et prépare-les avec des tableaux croisés dynamiques. Les étapes manuelles t'offrent en même temps une assurance qualité et un « contrôle de la réalité ».

10. Il est préférable de fixer les objectifs sur papier

Une bonne convention d'objectifs devrait avoir lieu à table - avec un contact visuel direct et au-dessus d'une feuille de papier vierge. Tu peux ensuite envoyer une photo par WhatsApp aux responsables RH afin que l'accord soit proprement saisi numériquement. Tu t'assureras ainsi que tous les rendez-vous sont respectés.

Tu as souri ?

Même si les points mentionnés ci-dessus sont très pertinents, les solutions proposées ne le sont pas. D'après notre expérience des 25 dernières années, ce ne sont généralement pas les défis techniques, mais les défis humains qui sont les plus difficiles à résoudre.

Les projets de numérisation sont le moment idéal pour remettre en question les modes de pensée et les convictions existantes. Il faut s'engager dans de nouveaux processus et repenser les méthodes de travail actuelles. Ce n'est qu'ainsi que tu pourras obtenir des changements durables et une véritable valeur ajoutée pour ton entreprise.

P.S. : si tu ne connais pas le jeu pour enfants « Le monde à l'envers », jette un coup d'œil sur YouTube . Amuse-toi bien à chanter avec lui !