Gestion de la main-d'œuvre externe

Les collaborateurs externes en point de mire

Dans le monde du travail actuel, les frontières entre les collaborateurs internes et externes s'estompent de plus en plus. Aujourd'hui déjà, la moitié du budget total de la main-d'œuvre est consacrée aux collaborateurs externes. En tant que responsable RH ou cadre, tu es souvent confronté au défi de trouver des réponses claires aux questions de transparence et de conformité du personnel externe.

Une solution logicielle centrale peut répondre à bon nombre de ces questions de manière claire et transparente et s'intégrer de manière flexible dans les processus de l'entreprise. Dans notre article spécialisé External Workforce : qui assume la responsabilité des collaborateurs externes ? , nous nous plongeons dans le choix du bon système de gestion des fournisseurs (VMS) et te montrons les avantages possibles.

Fonctions et avantages d'une solution VMS

Une solution VMS se compose de différents modules qui permettent de réaliser une multitude de fonctions. Parmi les fonctions de base, on trouve :

• La représentation de différentes formes de relations de travail externes : De la location de personnel à l'externalisation et aux contrats d'entreprise, en passant par les prestations de services.
• Soutien des processus de recrutement et de gestion des collaborateurs externes : cela englobe toute la gamme des activités de recrutement et de suivi du personnel.
• Cartographie des contrats, gestion du temps et facturation : ces fonctions assurent une saisie et une gestion précises des heures de travail et des transactions financières.
• Gestion et rapports clairs : pour une planification et une gestion efficaces du personnel.
• Contrôle et suivi des exigences de conformité spécifiques : Pour s'assurer que toutes les exigences réglementaires sont respectées.

L'implémentation d'une solution VMS apporte à ton entreprise de nombreux avantages dans la gestion des collaborateurs externes :

• Digitalisation des processus existants : L'implémentation d'un VMS permet de numériser les processus existants, ce qui rend le traitement plus efficace.
• Des processus plus légers et plus transparents : Un VMS te permet d'introduire des processus efficaces et transparents qui facilitent la traçabilité et le contrôle.
• Rapports et partage de données étendus : les données importantes peuvent être collectées, analysées et partagées dans toute l'entreprise.
• Adaptabilité aux changements organisationnels : Les VMS offrent une flexibilité face à l'évolution des besoins de l'entreprise. Les processus d'approbation peuvent être rapidement adaptés ou redéfinis en quelques clics.

Analyse et sélection de la solution VMS

Le processus de sélection du bon système de gestion des fournisseurs (VMS) commence par une analyse minutieuse de ta situation actuelle. Tout d'abord, tu dois clarifier les objectifs que tu souhaites atteindre avec l'introduction d'un VMS. Sur la base de ces objectifs, tu peux approfondir l'analyse et clarifier les questions relatives à la population, aux parties prenantes et aux domaines d'application. Les exemples de questions suivants t'aideront à prendre en compte les considérations les plus importantes.

1. Définition des objectifs

• Quels résultats concrets souhaites-tu obtenir grâce à l'implémentation du VMS ?
• Comment la situation doit-elle évoluer après l'introduction (par exemple, augmentation de l'efficacité, transparence, digitalisation) ?
• Comment les processus de recrutement des collaborateurs externes doivent-ils être harmonisés ?
• La responsabilité du recrutement et de la gestion des collaborateurs externes doit-elle être centralisée ou répartie selon des critères spécifiques ?

2. Population

• Quelle est la taille de la population des collaborateurs externes et comment va-t-elle évoluer à l'avenir ?
• Dans quels domaines et pour quels services as-tu besoin d'un soutien externe ?
• Comment planifies-tu et gères-tu la main-d'œuvre externe ?

3. Parties prenantes

• Quelles sont les parties prenantes impliquées (par ex. RH, approvisionnement, finances, affaires opérationnelles) ?
• Quels sont les conflits, les préoccupations et les craintes des groupes de parties prenantes et des utilisateurs individuels ?

4. Domaine d'application

• L'utilisation d'un VMS est-elle rentable compte tenu de la taille de l'entreprise et des coûts qui y sont liés (licences, coûts d'implémentation, etc.) ?
• La solution VMS peut-elle être adaptée aux processus existants ou ne propose-t-elle que des processus standard ?
• Peut-on viser et mettre en œuvre des optimisations de processus avec le VMS ?
• De nouveaux processus doivent-ils être introduits au cours de l'implémentation ?
• Existe-t-il des directives d'entreprise (conformité, politiques, etc.) qui s'appliquent également aux ressources externes ?

Conclusion

La responsabilité et les compétences en matière de gestion des collaborateurs externes sont étroitement liées à l'utilisation d'une solution VMS. C'est pourquoi il est important d'analyser les deux sujets ensemble et de manière globale. La taille de l'entreprise, la population de collaborateurs externes, les compétences disponibles et les attentes vis-à-vis d'un VMS déterminent en grande partie le choix du produit approprié.

On reproche souvent à un logiciel de ne pas apporter les avantages escomptés et donc de ne pas être utilisé par les utilisateurs. C'est pourquoi il est essentiel d'impliquer très tôt dans le processus des groupes d'utilisateurs spécifiques au sein de l'entreprise.

Le marché propose de nombreuses options VMS qui se distinguent en termes d'interface utilisateur, de manipulation, de flexibilité, de possibilités de configuration, de connexion aux systèmes périphériques et de coûts de licence et d'implémentation. Une analyse minutieuse de la situation de départ dans ton entreprise est donc indispensable pour prendre une décision éclairée sur la base de tes critères et exigences.

HR Campus se tient à tes côtés en tant que partenaire solide pour te permettre de te concentrer sur l'objectif général d'une gestion efficace des collaborateurs externes. Nous te soutenons dans l'analyse de ta situation de départ, dans l'implémentation de la solution VMS appropriée et nous t'offrons un support afin que tu puisses atteindre tes objectifs avec succès.

Sources

• https : //www.onlinewhitepapers.com/human-resources/the-forces-reshaping-how-work-gets-done/
• https : //t2informatik.de/wissen-kompakt/softwareeinfuehrung/
• https : //www.techtarget.com/searchsap/definition/vendor-management-system-VMS
• https : //www.sap.com/swiss/products/acquired-brands/what-is-fieldglass.html