External Workforce : l'externe est interne

Selon l'étude SAP « External Workforce Insights 2018 », 65 pour cent des responsables affirment que les collaborateurs externes apportent une contribution importante au succès de l'entreprise.¹ Alors qu'auparavant, seules des prestations annexes étaient confiées à des externes, on fait aujourd'hui souvent appel à des connaissances de base en interne par le biais de collaborateurs externes ou on fait appel à des prestataires externes pour fournir des services importants.

Selon l'étude SAP, 44 pour cent des dépenses de personnel dans les entreprises sont aujourd'hui déjà imputables à des collaborateurs externes.² Une telle tendance se dessine également en Suisse. C'est ce que montre l'étude de Deloitte « Le poste de travail du futur ». Dans ce pays, 25 pour cent des salariés exercent un travail basé sur un projet, temporaire ou supplémentaire. Et 25 % supplémentaires prévoient de le faire à l'avenir

Exploiter les synergies

Cette évolution est impulsée à la fois par les travailleurs et les employeurs. Du côté de l'entreprise, un grand nombre de collaborateurs externes entraîne différents défis.

Sais-tu combien de collaborateurs-ices externes et de prestataires de services travaillent dans ton entreprise ? Peux-tu chiffrer leurs coûts ? Sais-tu qui a accès à ton entreprise, à tes bâtiments ou à tes systèmes ? Si tu as répondu « non » à ces questions, tu n'es pas seul : 75% des membres de la direction ne disposent pas de suffisamment d'informations sur leurs collaborateurs-ices externes et leurs prestataires de services.

Rares sont les entreprises qui ont adopté la digitalisation dans ce domaine. Il y a un manque de transparence, de conformité et de processus uniformes. Parallèlement, les systèmes RH et d'achat existants atteignent de plus en plus leurs limites.

Les parcours des employé-e-s externes et internes présentent de nombreux parallèles (voir illustration ci-dessous). Les synergies de processus entre l'externe et l'interne sont toutefois rarement exploitées. Un système de gestion des fournisseurs (VMS) pourrait favoriser de telles synergies. C'est ce que nous allons illustrer à l'aide d'un exemple fictif.

On- & Offboarding en toute simplicité

"Roman a besoin d'un(e) analyste commercial(e) pour son projet. Comme il s'agit d'une mission temporaire, le poste doit être pourvu en externe. Dans le VMS, Roman saisit toutes les informations nécessaires sur le poste et démarre ainsi le processus de validation du budget et du plafond de dépenses, qui est enregistré dans le système. Dès que celui-ci est confirmé, le processus de recrutement commence : le poste est publié sur des plates-formes de recrutement et de matching définies au préalable et activé pour des recruteurs sélectionnés.

Suzanne travaille en tant qu'analyste d'affaires indépendante et est soutenue par son recruteur dans sa recherche d'une nouvelle mission. Après avoir reçu la demande d'emploi de Roman via le VMS, le recruteur la transmet à Suzanne. Suzanne trouve le poste passionnant et informe le recruteur que les tâches et le salaire correspondent. Le profil de Suzanne est maintenant présenté à Roman via le VMS.

Roman reçoit ces informations en temps réel et consulte le dossier de Suzanne. Il compare les différents candidats, mène des entretiens et enregistre toutes les données. Finalement, il choisit Suzanne parce qu'elle a déjà travaillé dans différents services de son entreprise et qu'elle a fait l'objet de commentaires très positifs dans le VMS. En un clic dans le VMS, Roman informe le recruteur qu'il a accepté la mission de Suzanne. Ce faisant, il transmet automatiquement toutes les informations contractuelles définies lors de l'offre d'emploi. Il suffit d'envoyer un exemplaire du contrat pour signature.

Suzanne entame ensuite le processus d'intégration automatique, qui se déroule via le VMS ou un système d'intégration RH. Cela comprend les vérifications des antécédents, la saisie des données nécessaires et les préparatifs d'entrée. Le premier jour de travail, Suzanne reçoit son badge et peut immédiatement se connecter aux systèmes. Des formations en ligne sur la gestion du temps et la protection des données sont déjà disponibles. Pour que Suzanne reçoive correctement son salaire à la fin du mois, il lui est demandé d'enregistrer ses heures de travail dans le VMS dès le premier jour. La politique de l'entreprise stipule que les frais entrant dans le cadre du budget sont payés sans autorisation supplémentaire. Les frais sont remboursés via le VMS si nécessaire et après validation par Roman.

A la fin de sa mission, Roman doit assurer le transfert de savoir-faire à ses collègues ou au successeur de Suzanne. De plus, le recruteur de Suzanne demande à Roman un feedback afin d'établir un certificat de travail à la fin du contrat. Roman dépose ce dernier dans le VMS afin qu'il soit documenté, comme pour les missions précédentes de Suzanne. Comme pour l'onboarding, Roman lance le processus d'offboarding via le VMS ou le système RH. Il règle ainsi les accès qui doivent être bloqués et les outils de travail que Suzanne doit restituer. Le dernier jour de travail, Suzanne retourne son badge et Roman peut clore le processus d'offboarding"

Le VMS, un véritable soutien

Une gestion uniforme des effectifs externes est importante pour toute entreprise, qu'elle soit couverte par un VMS, des systèmes existants ou un autre outil. En introduisant un VMS, les entreprises poursuivent généralement les objectifs suivants : Créer de la transparence, respecter la conformité, réduire les coûts, standardiser et numériser les systèmes.

Lors du choix d'un VMS, les principaux objectifs doivent être clairement définis. De même, l'effort de mise en œuvre joue un rôle essentiel dans le choix d'un système. En effet, acquérir un VMS ou le développer soi-même n'est pas rentable pour toutes les entreprises. Il faut pour cela un certain nombre de collaborateurs externes. Si l'on suit l'approche d'une gestion totale de la main-d'œuvre, le VMS doit en outre pouvoir être intégré sans problème dans l'environnement informatique de l'entreprise.

Glossaire

External Workforce, Total Workforce Management, VMS - de nombreux termes, pas de définitions claires.
La complexité du sujet commence par l'utilisation des termes : External Workforce, Total Workforce Management, collaborateurs-ices externes, prestataires-ices et systèmes de gestion des fournisseurs. Ces termes doivent être distingués les uns des autres afin de créer une compréhension uniforme.

Une force de travail externe se compose de personnes qui exercent une activité temporaire ou à durée déterminée dans une entreprise. Elle comprend d'une part les collaborateurs externes qui sont intégrés chez le client par le biais d'un pouvoir de direction et qui sont employés par une entreprise de location de services ou dans leur propre entreprise. D'autre part, elle comprend les collaborateurs-ices des prestataires de services ou des indépendants sous contrat de prestations de services qui travaillent à distance ou sur place chez le client et qui sont personnellement importants pour le client. Cela signifie qu'ils ont par exemple besoin d'un badge, d'un outil de gestion du temps et d'un accès aux systèmes informatiques.

Le Total Workforce Management sert de terme générique pour la planification, le suivi et la gestion de l'ensemble de la main-d'œuvre d'une entreprise. Cela comprend les employés fixes, les collaborateurs-ices externes, les prestataires de services et, à l'avenir, les robots. Il est important que la stratégie d'entreprise ou la stratégie RH soit appliquée à l'ensemble de la main-d'œuvre et que tous les groupes de la main-d'œuvre soient pris en compte dans la stratégie d'entreprise ou la stratégie RH. Un manque d'intégration des collaborateurs externes peut avoir des conséquences, comme chez Google, lorsque des « gig workers » ont réclamé l'année dernière une égalité de traitement et ont valu au groupe des articles de presse négatifs.⁴

Un système de gestion des fournisseurs (VMS) est généralement une solution basée sur le web ou sur le cloud qui soutient l'acquisition et la gestion de collaborateurs-ices externes et de prestataires de services. Il combine les client-e-s, les fournisseurs ou les agences de location de services et les collaborateur-ices/prestataires de services externes en une seule solution et reproduit le processus de bout en bout.

Sources

• ¹ SAP et Oxford Economics : External Workforce Insights 2018 : The Forces Reshaping How Work Gets Done.
• ² SAP et Oxford Economics : External Workforce Insights 2018 : The Forces Reshaping How Work Gets Done.
• ³ Deloitte : « Le lieu de travail du futur : comment la technologie numérique et l'économie du partage transforment le monde du travail suisse »
• ⁴ https : //www.shrm.org/resourcesandtools/hr-topics/technology/pages/google-and-the-gig-workers-what-other-employers-can-learn-.aspx