Les collaborateurs externes représentent une part significative du monde des affaires et prennent de plus en plus d'importance dans le monde du travail agile d'aujourd'hui. Pourtant, ils ne sont souvent pas traités de la même manière que les collaborateurs fixes et sont perçus comme un sujet marginal. L'un des principaux problèmes est le manque de responsabilités claires, qui sont essentielles pour une gestion efficace des professionnels externes et des processus associés. Dans cet article spécialisé, tu apprendras en quoi le parcours de l'employé se distingue du cycle de vie de la main-d'œuvre et quelles mesures nos experts recommandent pour l'améliorer.
L'importance croissante des collaborateurs externes
Les collaborateurs externes jouent un rôle de plus en plus important dans un monde du travail agile et en constante évolution. Il ne s'agit pas seulement d'externaliser des services complets comme la comptabilité salariale ou le support informatique, mais aussi de recourir de manière ciblée à des spécialistes externes. Ils sont désormais employés dans toutes sortes de fonctions et à tous les niveaux hiérarchiques.
Ces tendances s'accompagnent également de nouveaux défis. De nombreuses entreprises ont du mal à définir clairement les responsabilités en matière de gestion des collaborateurs externes. En particulier entre les départements Achats et RH, il y a souvent des discussions pour savoir qui est responsable des collaborateurs externes.
Parcours de l'employé vs. cycle de vie de la main-d'œuvre
Les collaborateurs internes sont généralement recrutés conjointement par les supérieurs hiérarchiques et le service RH. La répartition spécifique des tâches peut varier d'une entreprise à l'autre. Généralement, le service RH est responsable des offres d'emploi et des entretiens d'embauche.
En revanche, les collaborateurs externes sont généralement recrutés par les équipes concernées en collaboration avec le service des achats, car ce dernier dispose du savoir-faire nécessaire en matière d'approvisionnement, de fournisseurs et de négociations de prix. Dès la mise au concours du poste vacant, les processus diffèrent nettement. Cependant, après l'acquisition, les étapes suivantes sont souvent les mêmes.
Les étapes d'intégration des nouveaux collaborateurs sont clairement définies afin de garantir une expérience employé-e uniforme et positive - du moins pour les collaborateurs internes. Les RH accompagnent les collaborateurs internes soit directement, soit dans un rôle de conseil pour soutenir les supérieurs hiérarchiques. Pour les collaborateurs externes, le processus est différent. Les étapes de l'intégration sont définies et suivies de manière autonome par les équipes, parfois aussi par le service des achats dans le cadre du processus d'acquisition.
Le fait que ces processus se déroulent indépendamment les uns des autres n'est pas idéal. Il ne devrait pas y avoir de différence selon qu'il s'agit de collaborateurs internes ou externes. De l'avis de HR Campus, les collaborateurs internes et externes devraient être traités de la même manière dans la mesure du possible. Cela faciliterait l'intégration des collaborateurs externes et aiderait à identifier plus rapidement les éventuels défis.
Recommandations pour un cycle de vie idéal de la main-d'œuvre
Les collaborateurs externes et les missions devraient être achetés comme d'habitude par le service des achats. Le suivi pendant la mission devrait toutefois être assuré par les RH et les supérieurs respectifs. Ainsi, chaque département peut utiliser ses forces de manière optimale. Un offboarding clair aide les départements à comprendre leurs responsabilités pour chaque étape du processus. Il en résulte une plus grande efficacité et un meilleur suivi des professionnels externes tout au long du cycle de vie de la main-d'œuvre.
Pour les grandes entreprises qui emploient un grand nombre de collaborateurs externes, une configuration MSP (Managed Service Provider) peut être judicieuse. Un MSP allège la charge de travail des RH internes et du service des achats en prenant par exemple en charge l'approvisionnement et le recrutement. Il peut également être utile de créer un nouveau poste ou service chargé de coordonner les responsabilités des collaborateurs externes afin d'améliorer la vue d'ensemble et la communication.
La communication interne avec les collaborateurs externes devrait, comme pour les collaborateurs internes, être assurée par les RH ou les supérieurs respectifs. Le service des achats devrait se charger de la communication entre l'entreprise et les fournisseurs. Cette offboarding claire des responsabilités représente un défi, mais peut être soutenue par une solution logicielle VMS (Vendor Management System). Une telle solution attribue clairement les responsabilités des différentes étapes de travail aux départements et personnes concernés.
Conclusion
Une répartition claire des responsabilités est essentielle pour une gestion efficace des collaborateurs externes. Il est important de définir avec précision quel service est responsable de quelles étapes et de quelles tâches dans le Workforce Lifecycle. Cette définition permet de gérer plus rapidement et plus efficacement des processus de travail complexes. Les étapes de travail devraient être réparties de manière à ce que les compétences de chaque département soient utilisées de manière optimale : Le service des achats se charge de l'approvisionnement et de la gestion des relations avec les fournisseurs, tandis que les supérieurs hiérarchiques et le service des ressources humaines gèrent les autres étapes du cycle de vie de la main-d'œuvre. Une solution logicielle VMS peut numériser cette répartition et la rendre efficace en offrant un flux de travail clairement défini avec des responsabilités établies.
Auteur
Etienne Herren
Total Workforce Management
Etienne est diplômé en psychologie du travail et de l'organisation. Depuis, il conseille les entreprises dans le domaine des collaborateurs externes en relation avec SAP Fieldglass. Grâce à sa propre expérience en tant que collaborateur externe, il connaît les deux aspects du processus et l'optimise en permanence.