Cela sonne comme une contradiction parfaite : avec la paie, nous associons précision, sécurité maximale et protection des données. Le terme « cloud », quant à lui, donne l'impression que les données se trouvent quelque part dans le cyberespace, là où il y a de la place. Mais si l'on combine les aspects positifs des deux mondes, on obtient un modèle d'entreprise innovant pour le monde encore très traditionnel de l'administration des salaires.
L'administration des salaires occupe une place importante dans le quotidien des RH et des entreprises. Dans de nombreuses entreprises, la fiche de paie mensuelle reste presque le seul point de contact, même fugace, entre les collaborateurs et le service RH. Les erreurs dans les fiches de paie ou le manque de confidentialité nuisent davantage à l'image de marque de l'employeur que toute autre faiblesse des RH. En fin de compte, lorsqu'il s'agit d'argent, nous sommes particulièrement sensibles.
Modèles d'entreprise d'hier et d'aujourd'hui
Dans le langage courant, les termes « comptabilité des salaires », « administration des salaires » et « paie » sont souvent utilisés comme synonymes ; c'est le contexte qui détermine de quoi il est exactement question. En réalité, il s'agit de deux processus interconnectés mais distincts : la gestion des données de base et le décompte des salaires. Le décompte des salaires comprend exclusivement la production mensuelle des salaires et les activités consécutives correspondantes.
Par le passé, cet offboarding n'était pas pertinent. Dans de nombreuses entreprises qui gèrent l'administration des salaires en interne, ce sont les mêmes personnes qui sont responsables des données de base et du décompte des salaires. Ce scénario est un classique parmi les business models qui ont fait leurs preuves : le décompte des salaires reste en interne. Les logiciels sont achetés et installés sur les serveurs de l'entreprise, et la comptabilité salariale est effectuée par le personnel de l'entreprise. Souvent, surtout dans les petites entreprises, la responsabilité repose sur les épaules d'une seule personne qui, au moment de l'exécution mensuelle des salaires, ferait bien de ne pas tomber malade ni de partir en vacances.
En pesant les avantages et les risques, certaines entreprises arrivent à la conclusion que les éventuelles failles de sécurité internes et les risques personnels sont plus importants que ceux d'un prestataire d'externalisation professionnel. L'ensemble de l'administration des salaires est externalisé. Elle fonctionne donc sur un système salarial du fournisseur d'externalisation qui, selon le niveau de services choisi, prend également en charge l'ensemble de la production des salaires avec toutes les activités consécutives correspondantes. Les données de base du personnel sont gérées soit par l'outsourcer, soit par l'entreprise elle-même sur le même système.
Des solutions de nouvelle génération
Avec Cloud Payroll, une coupure nette apparaît entre la gestion des données de base et la production des salaires. Cette rupture n'est pas artificielle, elle est due à une nouvelle génération de systèmes SIRH (système de gestion des ressources humaines). Sous le mot-clé SIRH dans le cloud, les entreprises peuvent louer un système SIRH complet et gérer sur celui-ci tous les processus RH opérationnels et stratégiques. Les processus de gestion des talents basés sur le cloud ne sont plus une nouveauté, mais il s'agit ici de beaucoup plus : de la gestion globale et locale des données de base et de l'organisation. Bien sûr, les données de base des collaborateurs peuvent déjà être gérées depuis quelques années dans des solutions basées sur le cloud, mais ces applications étaient généralement limitées à des données globales (uniformes au niveau mondial) et n'incluaient pas de données de base ayant un impact direct ou indirect sur les salaires. Les nouveaux systèmes SIRH en ligne sont en revanche de véritables outils polyvalents qui n'ont rien à envier à leurs concurrents internes. Ils répondent aux exigences locales spécifiques à chaque pays, tiennent compte des besoins spécifiques de l'entreprise et conservent un historique précis des collaborateurs. Mais ils peuvent faire encore plus que leurs prédécesseurs. Les Employee Self Services et les Mobile Apps font partie du programme standard et ne doivent pas être implémentés à grands frais techniques. Il suffit d'un clic dans l'App Store pour qu'un cadre ait les données des collaborateurs de son équipe directement sur son smartphone. Les avantages et la flexibilité d'un système SIRH dans le cloud ne sont toutefois, à l'heure actuelle, accessibles qu'à un nombre restreint d'entreprises. La facilité de navigation d'un tel système est particulièrement perceptible dans les périodes de turbulences liées aux réorganisations, aux rachats d'entreprises, aux acquisitions et autres événements ayant un impact important sur la structure du personnel.
On parle de systèmes SIRH dans le cloud, mais techniquement, il s'agit généralement d'un cloud privé dans un centre de données physique de l'éditeur du logiciel.
La paie comme modèle de pilier
Si une entreprise opte pour un système SIRH de dernière génération basé sur le cloud, il ne lui manque plus qu'une « petite » pièce du puzzle pour compléter ses processus RH : la production mensuelle des salaires. Toutes les données et informations nécessaires à cet effet sont déjà disponibles. Il faut toutefois y adjoindre une production salariale sans erreur - bien entendu pour chaque pays concerné, conformément aux dispositions légales en vigueur.
En règle générale, l'entreprise n'implémentera pas ce calcul des salaires en interne, car cela irait à l'encontre de la stratégie cloud choisie. Au lieu de cela, le décompte des salaires est confié à un partenaire d'externalisation dédié qui, sur la base des données du système HRIS en nuage, établit les salaires de manière fiable mois après mois et met les décomptes de salaire à la disposition des collaborateurs par voie électronique. Pour l'entreprise elle-même, le système de paie reste une boîte noire à laquelle elle n'a pas d'accès direct - et dont elle n'a pas besoin. La souveraineté des données est conservée par l'entreprise, qui reste responsable de ses données RH. Le système de paie fonctionne tout simplement comme un « moteur de calcul » dont les résultats et les évaluations légales sont régulièrement mis à la disposition de l'entreprise par le partenaire d'externalisation. Les services et les résultats de la paie sont réglés par des accords de niveau de service transparents entre l'entreprise et le prestataire de services. Au final, seul le résultat compte : des décomptes de salaire corrects en accord avec les exigences légales et des versements de salaire ponctuels sur les comptes des collaborateurs. Ce qui était autrefois considéré comme une « vache sacrée » du service du personnel devient de plus en plus un produit de base, acheté là où le rapport qualité/prix est bon.
En résumé, Cloud Payroll repose sur trois piliers : le SIRH dans le nuage, une solution de paie allégée et un troisième composant « magique » qui assure l'intégration et la communication propres des deux piliers principaux. Il ne s'agit pas de simples interfaces, mais d'une communication en ligne basée sur des services web. Celle-ci garantit que dès qu'un nouveau collaborateur est saisi dans le SIRH ou qu'une mutation est effectuée, ces données sont également reflétées dans la solution de paie.
Sécurité - Que celui qui s'engage soit prudent...
Si le département RH d'une entreprise s'enflamme pour un tel modèle d'entreprise, un responsable de la sécurité peut rapidement tempérer cet enthousiasme en confrontant le fournisseur à des questions critiques sur la sécurité. La sécurité doit être garantie à tous les niveaux. D'une part, cela concerne les réseaux et les voies de communication, qui doivent impérativement passer par des connexions cryptées. D'autre part, le centre de données du fournisseur de logiciels doit résister aux contrôles critiques des experts en sécurité. Des thèmes tels que le stockage des données, les procédures de sauvegarde et de récupération, l'accès aux données dans le cadre de l'assistance et bien d'autres encore sont au centre de l'attention.
Même si le centre de calcul brille par ses certificats ISO et ses rapports de contrôle (par exemple ISAE 3402), cela ne suffit souvent pas à dissiper tous les doutes en matière de sécurité. Le centre de services partagés dans lequel le traitement des salaires est effectué doit également être examiné de près. Comment les collaborateurs travaillent-ils dans ce centre ? Respectent-ils les procédures et les directives de sécurité prescrites ? Où se trouve le centre de services ? Il se peut par exemple que le centre de données soit situé en Suisse, tandis que le centre de services opère en Irlande - éventuellement en faisant appel à un réseau de sous-traitants répartis dans le monde entier. Qui peut garantir que le centre de services ne sera pas déplacé en Inde dans un avenir proche ?
Il est en fait impossible de régler à l'avance toutes les éventualités imaginables par contrat et à la satisfaction de toutes les parties. Il faut donc avoir confiance dans le fournisseur, sa politique commerciale et ses collaborateurs. Un coup d'œil sur la base de clientèle existante du fournisseur et l'échange avec les clients actuels peuvent être utiles dans la prise de décision et étayer l'intuition. Ce sentiment doit toutefois être étayé par des arguments clairs afin de répondre au mieux aux questions susmentionnées. Un risque résiduel subsiste - surtout à l'époque de la NSA. Mais avec le bon fournisseur, ce risque peut être considérablement réduit.