À quelle fréquence saisis-tu les données de base des nouveaux collaborateurs dans différents outils ou listes au sein du département RH ? Dans les services RH non numérisés, on estime que cela se produit 10 fois. Avec 8 minutes par nouveau collaborateur et 4 embauches par mois, cela représente 5 heures de travail. 5 heures que tu pourrais utiliser de manière plus rentable - si les RH étaient numérisées. Et ce n'est qu'un exemple.
Pourquoi cela vaut-il la peine de numériser les RH ?
- Les collaborateurs y trouvent plus de plaisir
Dans la vie privée, presque tout est numérique : les factures sont payées par eBill, les frais médicaux sont réglés via une application et la déclaration d'impôts est envoyée en ligne. Dans le quotidien professionnel, il en va souvent autrement : Les décomptes de salaire arrivent par la poste, les certificats médicaux doivent être livrés physiquement aux RH et en cas de questions, on prend le téléphone. Une entreprise pensait que ses collaborateurs ne voulaient pas de services RH numériques. Mais un sondage a montré le contraire : 98 % des collaborateurs souhaitent précisément cela. Toi aussi, demande à tes collaborateurs ce qu'ils attendent des solutions RH numériques. - Cela permet d'économiser du temps et de l'argent
Il est possible de répondre à environ 80 % des questions RH via des plateformes de libre-service. Qu'il s'agisse d'un intranet, d'un wiki, d'applications comme Beekeeper ou d'un chatbot, de telles solutions permettent à tes collaborateurs de trouver des réponses plus rapidement, sans interrompre les activités quotidiennes des RH. - Cela réduit le turnover dans les RH
Une responsable RH d'une PME a dit un jour : « Si nous continuons à ce faible niveau de numérisation, je vais perdre mes bons collaborateurs RH » Ton équipe RH souhaite également de la variété et des outils modernes. Si cela n'est pas satisfait, les collaborateurs mécontents quittent l'entreprise - et chaque nouveau recrutement te coûte rapidement une année de salaire.
Quelle est la meilleure façon de procéder ?
- Définir les thèmes de la numérisation
Pour les PME, c'est souvent peu compliqué. Il y a trois catégories : 1) Facteurs d'hygiène : traitement des salaires, données de base, gestion du temps, dossier du personnel. 2) Moteurs d'efficacité : recrutement, portail RH, workflows, certificats de travail. 3) Moteurs de motivation : entretiens avec les collaborateurs, systèmes d'apprentissage, communication. - Définir une roadmap
Planifier un mélange de logiciels qui sont essentiels pour les RH et qui sont en même temps agréables pour les collaborateurs. - Choisir les logiciels
Dans le domaine des PME, il existe de nombreuses solutions logicielles spécifiques au secteur. Il existe deux approches : 1) Best-of-Breed : choisir les meilleurs logiciels pour chaque thème. 2) Suite RH : couvrir le plus de thèmes possible avec un seul logiciel. La tendance est clairement à la suite. Pour les PME, Personio avec SwissSalary est idéal - convivial, rapide à mettre en œuvre et spécialement conçu pour les RH et les PME. - Choisir un partenaire de mise en œuvre
Mettre en œuvre un logiciel, c'est comme se marier - choisis soigneusement ton partenaire.
Si simple que ça ? Ou y a-t-il encore des obstacles ?
Bien sûr, dans le domaine des PME, tout comme dans les grandes entreprises, il existe certains défis. Voici les plus courants :
- Faible nombre de collaborateurs RH
Des logiciels chers et complexes ne valent souvent pas la peine pour un petit nombre de collaborateurs RH, car les PME ont besoin de moins de flexibilité. Des outils peu coûteux, faciles à utiliser et offrant une réelle valeur ajoutée sont un meilleur choix - à condition qu'ils soient adaptés à la taille et à la structure de ton entreprise. - Ressources humaines importantes
Le manque de ressources pendant l'implémentation peut entraîner des coûts d'adaptation plus élevés par la suite. Prévois donc des forces supplémentaires pour les affaires courantes, par exemple des collaborateurs temporaires, et intègre-les dans les coûts du projet. - Ressources financières élevées
Pour les PME, de tels investissements représentent souvent un grand défi. Même s'ils sont rentables à long terme, ils doivent d'abord être maîtrisés. Échelonne les implémentations afin de ne pas tout accumuler la première année. Et pose-toi la question : Quelles sont les conséquences si tu n'implémentes pas ?
Si tu n'es pas sûr, demande à d'autres entreprises de taille similaire de te faire part de leurs expériences. Il est préférable de commencer par un seul sujet. Le plus grand risque est de tout laisser en l'état - tout en espérant des résultats différents.
Source
- Digitalisation HR_BurtscherM (zhaw.ch)
Auteurs
Sandra Lugonjic
HR Strategies
En tant que conseillère stratégique chez HR Campus, Sandra aide les entreprises à rendre leur expérience employé-e mesurable et tangible et à l'améliorer par des mesures stratégiques ciblées. Forte de son expérience dans les domaines de l'employer branding et du people development, elle accompagne les clients-e-s qui souhaitent se positionner comme des employeurs attractifs.
Anja Buser
HR Strategies
Anja aime relever des défis. Dans sa vie privée, mais surtout dans sa vie professionnelle. En tant que conseillère en stratégie chez HR Campus, elle accompagne les départements RH dans la résolution de diverses questions. Elle l'aide notamment à s'y retrouver dans la jungle des outils RH. Parallèlement, Anja prend un plaisir fou à écrire des textes ou à monter sur scène en tant qu'animatrice et conférencière.