UKG Document Manager permet aux services du personnel de gérer activement les documents. Cela va de la création de documents jusqu’à la suppression d’un dossier personnel en passant par l’archivage, l’accès et la distribution. La conservation des données s’effectue dans un lieu central et sûr, accessible depuis n'importe quel appareil, à tout moment et de n'importe où.
Dossier du collaborateur centralisé et digital
Création facile de documents
Partage sécurisé de documents
Gestion simple des durées de conservation
Boîte aux lettres électronique pour les collaborateurs
Signature électronique
Dans les RH, des documents sont créés jour après jour et sont souvent le résultat d'un processus et finissent généralement dans le dossier personnel du collaborateur Cependant, non seulement le papier nécessite beaucoup de place, mais l’accès est également compliqué d’un point de vue bureaucratique et administratif. Ce n'est plus d'actualité. UKG Document Manager offre des possibilités modernes pour la création et le classement de documents ainsi qu’un accès flexible quelle que soit la localisation de la personne. UKG Document Manager vous permet de détruire complètement vos dossiers papier et à l’avenir de travailler uniquement de manière digitale.
Créez, gérez, enregistrez et sauvegardez tous les documents de vos employés dans un dossier collaborateur centralisé. Des fonctions de recherche avancées sur l’ensemble des archives simplifient les tâches de contrôle récurrentes. Les durées de conservation conformes à la loi sont garanties automatiquement grâce aux règles définies. Vous gérez ainsi la conformité globale avec des dispositions légales et réglementaires.
Créez des documents simples et complexes en utilisant les données des workflows ou des données de base, à partir de l’un de vos systèmes d’information RH. Les contrats de travail et autres documents RH sont générés en quelques clics et peuvent être envoyés directement dans un workflow de signature numérique, classés dans le dossier numérique du collaborateur ou livrés dans la boîte aux lettres électronique. Créez ou adaptez vous-même des modèles de document en toute simplicité dans le logiciel de traitement de texte que vous utilisez.
Chaque mois, des fiches de paie et d’autres documents doivent être envoyés aux collaborateurs. Distribuez vos documents RH en quelques clics dans les boîtes aux lettres électroniques. Les collaborateurs bénéficient d’un accès à vie, gratuit aux boîtes aux lettres électroniques. Vous pouvez également y enregistrer vos propres documents et les partager avec des tiers.
Imprimer des documents, attendre les signatures pendant des jours et ensuite scanner à nouveau le document. Pour que cette rupture de média et cette perte d'efficacité appartiennent au passé, Employee File Management propose une intégration standardisée à DocuSign et Adobe Sign. Signez des documents en quelques secondes et en quelques clics. Le document s'archive ensuite lui-même dans le dossier du collaborateur.
