Ce que nous avons appris en 25 ans
Lorsqu'il s'agit de projets de numérisation, les avis sont partagés. Certain·es les considèrent comme une étape inévitable vers une meilleure efficacité et une plus grande sécurité pour l'avenir, tandis que d'autres sont préoccupé·es par la complexité, les coûts et les éventuelles résistances au sein de l'organisation. Après plus de 10’000 projets menés avec succès, nous souhaitons, en cette année jubilaire, dresser un bilan et parler des défis les plus fréquents ainsi que des apprentissages que nous en avons retiré. En tant que responsable de projet et consultant SAP SuccessFactors, Andreas Loser gère des projets de numérisation depuis plus de 10 ans. Dans ce blog, il énumère ce qu'il considère comme les six points les plus importants à prendre en compte avant de démarrer tout nouveau projet.
Les consultant·es de HR Campus ont numérisé de nombreux services et processus RH – le chiffre de 10'000 projets réussis parle par lui-même. Bien entendu, certains projets ne se sont pas déroulés comme prévu et certains obstacles ont dû être surmontés. Même si les raisons des difficultés rencontrées sont multiples, elles peuvent être classées dans les thématiques suivantes:
De nombreux fournisseurs de logiciels ou partenaires d'implémentation proposent des processus et des configurations Best Practices qui permettent aux client·es d'implémenter un nouveau système RH rapidement et à moindre coût. Ces Best Practices doivent toujours être comparées aux processus actuels des client·es dans le cadre d'une analyse Fit-Gap et, le cas échéant, être adaptées dans le système. Je recommande de ne pas considérer cela comme un exercice alibi car il ne sera efficace que si la volonté de standardisation est présente. Enfin, les Best Practice ne naissent pas de rien, mais sont le résultat ou la valeur empirique d'innombrables projets de numérisation RH. Il faut donc se demander, pour chaque optimisation par rapport au standard : cette différence souhaitée est-elle vraiment nécessaire ?
L'introduction d'un nouveau système RH est toujours l'occasion de remettre en question l'existant. Même si la philosophie du projet n'est pas de tout redéfinir. Malheureusement, on rate souvent l'occasion de s'attaquer à des processus inefficaces et d’optimiser le statu quo. On choisit la voie du moindre effort et on reproduit simplement ce qui existe déjà dans le nouveau système. Si l'on saisit l'occasion et que l'on s'occupe des méthodes de travail dépassées, on peut tirer un grand avantage du projet.
Soyez conscient·es que de nombreux systèmes se basent sur les données du personnel et que vous gérez la source principale ! Prévoyez suffisamment de temps et de budget pour relier le nouveau système RH à ses nouveaux systèmes. Selon le système, cela peut rapidement devenir complexe et par conséquent coûteux. Malheureusement, cette partie du projet est toujours sous-estimée. Évaluez donc soigneusement une interface et estimez les dépenses à temps.
L'introduction d'un nouveau système RH est un projet qui demande beaucoup de temps et de ressources. Malheureusement, il arrive souvent que les collaborateur·ices des différents départements soient peu déchargés de leurs activités quotidiennes au profit du projet. Il arrive même que plusieurs projets doivent être menés en parallèle, par exemple parce que le modèle fonctionnel doit encore être revu pour l'introduction du nouveau système. Cette charge multiple comporte le risque que les personnes impliquées dans le projet s'épuisent. Il n'est pas rare que ceux qui détiennent le savoir-faire démissionnent pendant ou peu après le projet, ce qui a des répercussions négatives sur la mise en place du nouveau système et des nouveaux processus dans l'entreprise.
Peu de gens aiment le changement. La nouvelle mise en place d'un système RH, souvent combinée à des processus adaptés, peut susciter de l'incertitude. Il n'est pas rare non plus que l'on mette plus de temps à effectuer les mêmes tâches juste après le lancement, car un certain temps d'adaptation est nécessaire. Il est donc compréhensible qu'il ne soit pas facile de reconnaître immédiatement la valeur ajoutée d'un nouveau système. L'acceptation des nouveautés peut être compromise si cet état d'esprit persiste et conduit à une insatisfaction permanente vis-à-vis du nouveau système. Un « change management » systématique et prudent est donc un facteur de réussite critique pour ancrer durablement les nouveautés dans l'entreprise.
A un moment donné, vous vous retrouverez seul·e avec votre nouveau système car un jour ou l'autre, la phase d'hypercare, cette phase de suivi intensif par le partenaire d'implémentation, prendra fin. Définissez très tôt le futur modèle de gestion. Qui sera le·la Key User du nouveau système ? À qui et comment les collaborateur·ices doivent-ils s'adresser en cas de questions ou de problèmes ? Qui décide des nouveautés et des releases ? Quel sera le rôle du partenaire d’implémentation actuel ? Ce sont toutes des questions importantes que vous devez aborder suffisamment tôt et qui sont malheureusement souvent oubliées ou traitées avec trop de négligence.
Considérez un projet de numérisation comme une opportunité de vous libérer des charges héritées du passé et de standardiser vos processus autant que possible. Ne sous-estimez toutefois pas la complexité du projet et n'oubliez pas d'accorder à vos collaborateur·ices la marge de manœuvre nécessaire pour pouvoir le mener à bien. Accompagnez-les, ainsi que l'entreprise, dans le processus de changement qui en découle. Ainsi, rien ne s'opposera à la réussite du projet de numérisation.
Depuis plus de 10 ans déjà, Andreas Loser numérise les processus RH de différents clients avec SAP SuccessFactors. Il a eu l'occasion de réaliser cette tâche dans le cadre de différents rôles pour différents clients, allant de PME à de grandes entreprises internationales.
Publié : 30. novembre 2023
