Comment s’inspirer de la routine matinale pour standardiser et automatiser des processus RH.
Comment résoudre une tâche le plus efficacement possible ? Ce que l'on appelle affectueusement
«la routine au quotidien » n'est en fait rien d'autre que des processus. Comme la tasse de café que l'on remplit après la douche, mais que l'on vide avant de se brosser les dents, puis que l'on passe finalement au lave-vaisselle après avoir fait ses lacets, avant de prendre la clé sur le tableau des clés pour ensuite prendre le journal dans la boîte aux lettres en allant au travail. Pour que cette routine matinale fonctionne en 25 minutes, plusieurs facteurs doivent être réunis : Le café doit être disponible, une tasse propre doit être prête, la clé se trouve sur le tableau des clés et le journal est distribué à l'heure.
La liste des tâches à enchaîner est interminable et beaucoup de choses peuvent mal tourner. Et pourtant, cet enchaînement matinal fonctionne comme sur des roulettes et nous avons un processus efficient qui nous permet de dormir plus longtemps et de ne consacrer que 25 minutes à la routine matinale. Par contre, il ne nous vient jamais à l'esprit d’écrire notre routine matinale dans un « process map » et de l'optimiser de manière structurée. Alors pourquoi le faire dans les ressources humaines ?
Outre le gain de temps, des processus bien ficelés permettent aussi de créer une expérience collaborateurs plus positive et constitue la base pour la digitalisation des ressources humaines. C’est précisément pour cela que nous aimons optimiser les processus RH chez HR Campus.
Par processus défini, nous comprenons une série de tâches interdépendantes dont l'exécution et l’objectif sont clairement définis par des rôles, des autorisations et des outils. Dans les RH, nous disposons de centaines de processus et il est inutile de tous les décrire et de les optimiser.
Une approche simple pour définir le potentiel d’optimisation des processus est de les classer par ordre de priorité selon leur fréquence et leur complexité. La complexité peut être déterminée à l'aide des questions suivantes : combien de personnes sont impliquées dans le processus, combien d'étapes le processus comporte-t-il, combien de dépendances existe-t-il ?
Les cinq étapes suivantes vous permettront d'optimiser vos processus RH.
En fin de compte, la démarche n'est pas différente de celle de la routine matinale. On réfléchit à un processus théorique optimal, du lever au départ de la maison. Les points importants sont clarifiés au préalable, par exemple si la machine à café peut être programmée la veille. Ensuite, on met en œuvre le processus défini et on mesure le succès quotidien en regardant l'horloge et la satisfaction.
Pour avoir des processus efficaces, il n’est pas nécessaire de disposer d’un logiciel. De plus, un logiciel ne signifie pas que les processus deviennent automatiquement efficients. Un processus inefficient reste inefficient, même s'il est digitalisé dans un logiciel.
Un logiciel peut toutefois aider à automatiser certaines étapes du processus. Par exemple, je peux lancer automatiquement le processus d'onboarding dès que l'on sélectionne "embaucher" dans mon outil de recrutement. Ensuite, une première version de contrat est automatiquement établie et le·la collaborateur·ice reçoit un e-mail automatique lui demandant de vérifier ses données et de les compléter si nécessaire.
En général, on peut distinguer trois types de solutions logicielles :
Pour toutes les solutions logicielles, il est important de garantir l'intégration dans l'environnement système existant afin de pouvoir profiter de tous les avantages du logiciel choisi.
Un aspect important, souvent oublié dans la conception des processus, est d’améliorer l’expérience des collaboratrices et collaborateurs (Employee Experience). L'onboarding est un super exemple. Souvent, le processus n'aborde que l'entrée classique, soit établir un contrat, saisir les données de base dans le SIRH et demander des documents. On néglige de s'assurer que les collaborateur·ices se sentent intégré·es et bienvenu·es au sein de l’entreprise. Il est pourtant essentiel que les RH deviennent des acteurs et des actrices dans la création d’une expérience positive avant même l’arrivée au sein de l’entreprise.
Les processus digitaux et standardisés apportent une structure et permettent aux RH de se focaliser sur l’essentiel et investir le temps gagné pour apporter une réelle valeur ajoutée à l’entreprise.
Patrick accompagne les entreprises dans leur transformation digitale et a constaté, que de nombreux départements RH s’attèlent à l’amélioration des processus RH sans avoir une vue d’ensemble, ni un ordre de priorité. Il a voulu présenter une méthodologie qui simplifie la vie des RH.
Publié : 17. novembre 2020
