Étape importante dans l'harmonisation du processus de gestion des voyages et des frais, y compris l'intégration dans S4/HANA
En opérant un changement transformateur chez Ferring International SA – un environnement dynamique comptant plus de 7'000 employés répartis dans plus de 50 pays. Après la mise en place d'un système central mondial de pointe et les préparatifs pour une future implémentation de S4/HANA, la décision a été prise d'harmoniser également le processus de déplacements et de frais. Découvrez dans cette histoire à succès comment l'équipe de projet HR Campus a développé des solutions pour répondre aux exigences légales, aux cas spéciaux et a réalisé un travail préparatoire en vue de l'intégration dans le paysage S4/HANA.
Ferring International SA n'envisageait pas seulement l'introduction réussie d'un système central mondial, mais aussi la mise en œuvre prochaine de S4/HANA et l'harmonisation du processus de gestion des voyages et des frais. Nous avons constaté que les 7 000 employés répartis dans plus de 50 pays vivaient des situations très diverses. Certains pays utilisaient une solution standard autonome pour enregistrer les dépenses, là où d'autres saisissaient leurs dépenses sur une feuille de calcul Excel. Et les pionniers avaient numérisé et automatisé l'ensemble de leur processus de gestion des voyages et des dépenses.
Pour harmoniser le processus de gestion des voyages et des frais, répondre aux exigences légales et aux cas particuliers imprévus, Ferring International Center SA a opté pour SAP Concur. SAP Concur constitue la solution idéale pour les entreprises internationales, non seulement en raison des différents modules, tels que Expense, Travel et Request, mais aussi grâce à la flexibilité de l'intégration de différents systèmes financiers.
Pour faciliter le support qui serait centralisé en Suisse à l'avenir, l'objectif était de configurer - dans la mesure du possible - le système de manière identique pour tous les pays et d'uniquement admettre les différences requises pour raisons légales. Dans ce but, la première étape a consisté à préparer un modèle global. Ce modèle reflétait non seulement la directive mondiale de Ferring International SA en matière de voyages et de dépenses, mais adhérait également à l'approche des meilleures pratiques de SAP Concur. Comme Ferring International SA ne disposait pas d'un système financier uniforme au moment du projet, il a fallu créer, en plus du modèle global, un modèle comptable pour chaque société et chaque système financier. Lors de la création de ces modèles comptables, la préparation à S4/HANA a été assurée afin de permettre une transition réussie avec un minimum d'efforts. Malgré les cas particuliers et les divergences par rapport au modèle, cette approche a non seulement permis une introduction efficace, mais a également promis une simplification de la future fonction de support après une mise en service sans problème. Une fois le projet achevé, nous avons pu nous féliciter d'avoir organisé des ateliers stimulants, d'avoir relevé les défis et d'avoir rendu notre client non seulement satisfait, mais aussi heureux.
Société: Ferring International Center SA
Secteur: Entreprise pharmaceutique
Employé∙e∙s : environ 7 000
Produits: SAP Concur (voyages, frais, demandes)
Photo : l'équipe de projet de Ferring International SA et HR Campus
Publié : 13. février 2024
