Quand on digitalise, il est important que tout ce qui se trouve sur papier et dans la tête des employé∙e∙s soit reproduit numériquement à l'identique. Pourquoi adopter les meilleures pratiques, si tout a bien fonctionné jusqu'à présent ? Voici quelques contre-exemples de digitalisation performante.

1. La gestion du changement? Superflue !

Lors de la digitalisation des processus existants, aucune gestion du changement n'est nécessaire. Les processus établis ont fait leurs preuves. Assurez-vous que tout ce qui se faisait sur papier, avec des formulaires et par e-mails, soit exactement reproduit dans la nouvelle solution numérique.

2. Les RH savent ce qui est bon pour tout le monde

Pour préserver les ressources de l'entreprise, le projet doit être porté uniquement par le service RH. Tout le monde est déjà bien assez occupé et de toute façon les expert∙e∙s RH savent exactement ce dont l'entreprise a besoin. Impliquer toutes les personnes concernées ne coûte que du temps et de l'argent. 

3. Choissez une solution sans tarder

Le marché offre d'innombrables solutions logicielles similaires. Toutes se valent alors autant choisir le futur fournisseur ou la solution le plus rapidement possible. Les recommandations de connaissances qui travaillent pour un fournisseur de logiciel sont finalement bien plus précieuses que la collecte de références.

4. Le meilleur sinon rien

Pour une digitalisation optimale, adoptez l'approche « Best of Breed » qui consiste à acquérir une solution spécialisée pour chaque processus. Cela montre à vos employé∙e∙s que vous les estimez et souhaitez leur offrir la crème de la crème. Vous faites confiance eà vos employé∙e∙s et savez que cela ne leur posera pas de problème de devoir s'adapter à plusieurs solutions différentes.

5. Migrez toutes les données historiques

Lors de l'introduction d'une nouvelle solution, beaucoup de connaissances sur le passé peuvent être perdues. Pour éviter cela, migrez autant de données historiques que possible, comme celles des ancien∙ne∙s employé∙e∙s. Votre audit interne appréciera ce surcroît de travail, même si ces informations sont rarement utilisées.

6. N'adaptez surtout pas la solution 

Beaucoup de temps est consacré à la formation des utilisateurs∙ices. Il est donc important que la solution demeure inchangée après son introduction et reste stable. La stabilité renforce la confiance des employé∙e∙s et réduit les coûts opérationnels de la solution. Les innovations techniques et extensions d'IA sont surestimées et ne sont que des tendances passagères.

7. Le contact direct est important

Pour maintenir la proximité avec les employé∙e∙s après le projet, tous les canaux de communication doivent rester ouverts. Encouragez les échanges. Permettez que les rapports et demandes (comme les déclarations d'accident et les soldes de vacances) puissent être établis directement par téléphone ou par e-mail auprès du service RH. Les employé∙e∙s RH pourront correctement saisir ces informations dans le système.

8. Excel peut tout faire

Un bon processus d'onboarding doit être personnel et adaptable. Aucune solution n'est mieux adaptée que Microsoft Excel. Les listes de contrôle sont rapidement créées, les ajustements faciles à faire, et les menus déroulants aident à suivre les progrès. Une fois le fichier Excel d'onboarding déposé dans le dossier de la nouvelle recrue, tous les services concernés peuvent se tenir informés des progrès réalisés.

9. Rapports pivot pour une flexibilité optimale

Le management a besoin de rapports pertinents et fiables pour prendre les décisions stratégiques. Grâce à la digitalisation, toutes les données peuvent être téléchargées en fichiers Excel, fusionnées, et préparées de manière optimale avec des tableaux croisés dynamiques et des graphiques. Les étapes manuelles de ce processus permettent un contrôle qualité et une vérification de la réalité.

10. Accords sur les objectifs de préférence sur papier

Un bon accord sur les objectifs se fait à table, avec un contact visuel direct sur une feuille de papier vierge. C'est la condition indiscutable pour qu'un accord ouvert et équitable puisse être conclu. Il Envoyez ensuite une photo par WhatsApp au responsable RH pour que l'accord soit enregistré numériquement. Les superviseurs peuvent ainsi s'assurer que les délais sont respectés.

Avez-vous souri en lisant notre article ?

Même si les points mentionnés ci-dessus sont pertinents, les solutions proposées ne le sont pas. D'après nos plus de 25 ans d'expérience, les défis humains sont généralement bien plus difficiles à résoudre que les défis techniques. Les projets de digitalisation yconstituent le moment idéal pour remettre en question les façons de penser et les convictions existantes. S'ouvrir à de nouveaux processus et repenser la manière de travailler est essentiel. C'est la seule façon d'obtenir des changements durables et une réelle valeur ajoutée pour l'entreprise.