SAP Concur

Les systèmes ERP SAP peuvent être connectés via une interface SAP standard grâce à l'intégration avec SAP Concur Solutions. Cette interface utilise une connexion HTTPS et communique avec SAP Concur via l'API REST. Une connexion directe ainsi que des interfaces via middleware sont possibles. Il s'agit d'une connexion asynchrone, où la demande et l'établissement de la connexion sont toujours initiés par le système ERP.

En principe, tout autre système ERP peut être intégré. SAP Concur propose à la fois des options d'importation et des possibilités d'exportation standardisées, qui peuvent être utilisées via la technologie Flatfile et un serveur SFTP. Alternativement, les systèmes tiers peuvent être intégrés via les services Web et les informations API disponibles.

SAP Concur respecte les critères et exigences d'archivage électronique des reçus. Les images des reçus sont horodatées et répondent au principe d'irrévocabilité, ce qui les rend conformes aux normes de révision. Il est recommandé de vérifier l'approbation de l'archivage électronique des reçus auprès des autorités compétentes. En pratique, les reçus physiques des dépenses professionnelles locales ne doivent généralement plus être conservés.

En général, la TVA est calculée dans SAP Concur et transmise pour enregistrement dans le système ERP. Le calcul et le remboursement des taxes locales et internationales peuvent être externalisés à des prestataires de services. Plusieurs de ces prestataires peuvent être directement connectés à votre entité Concur, permettant ainsi d'externaliser les aspects fiscaux et d'optimiser le remboursement de la TVA.

L'intégration entre les fournisseurs de cartes de crédit et de cartes d'hébergement et SAP Concur se fait via des interfaces standardisées. Les plus grands instituts bancaires offrent cette intégration avec SAP Concur, bien que tous les fournisseurs ne soient pas disponibles dans tous les pays. L'intégration des cartes de l'entreprise améliore la qualité des données grâce aux informations de dépenses préenregistrées telles que le montant, la date, le taux de change, etc. De plus, toutes les données relatives aux voyages et aux notes de frais sont regroupées dans un outil de reporting. Les cartes d'entreprise peuvent être utilisées, qu'elles soient payées par les employés eux-mêmes (individually paid) et nécessitent un remboursement, ou payées par l'entreprise (company paid) sans nécessité de remboursement aux employé-es.

En règle générale, la devise de remboursement est définie pour chaque employé-e ou entreprise. Les dépenses dans SAP Concur sont converties dans la devise de remboursement en fonction des données de base et du lieu de la dépense. Par défaut, Concur utilise les taux de change actuels de la plateforme Oanda. Cependant, d'autres taux de change peuvent être chargés dans le système si nécessaire.

La solution cloud SAP Concur est disponible gratuitement en tant qu'application mobile sur iOS (iPhone et iPad) et Android. L'application prend en charge presque toutes les fonctionnalités disponibles dans la version navigateur synchronisée. L'application est particulièrement utile pour la numérisation des reçus de dépenses via la reconnaissance des reçus et pour l'enregistrement des kilomètres parcourus avec un véhicule privé via une intégration avec Google Maps.

Outre les types de frais standard, il est possible de définir des types de dépenses personnalisés. Selon les politiques de l'entreprise, des valeurs fixes, des montants maximaux, des calculs ou d'autres règles de validation peuvent être définis. De plus, SAP Concur prend en charge dans certains pays les indemnités journalières légalement définies (comme les frais de repas en Allemagne), en calculant automatiquement les taux journaliers corrects et en assurant les mises à jour continues des taux définis.