La Banque Cantonale de Zurich s'est fixé pour objectif de simplifier et de numériser entièrement le processus complexe des voyages et des frais. Cela doit permettre d'optimiser les processus internes et d'offrir aux collaborateurs une solution efficace pour le traitement des frais. Lors de la procédure d'évaluation, le choix s'est porté sur la solution « Edi », qui couvre toutes les exigences de la banque en matière de sécurité et de fonctionnalité.
Industrie
Banques / Services financiers
Employés
5,000
Client depuis
2023
Région
Suisse alémanique
Services
Consulting
Logiciels
Situation de départ
Avant l'introduction de l'application « Edi », la grande banque zurichoise disposait d'un processus de gestion des frais inefficace, qui entraînait des dépenses manuelles et de longs temps de traitement. Les collaborateurs avaient des difficultés à gérer leurs justificatifs de frais de manière simple et rapide.
Les systèmes existants n'étaient pas conviviaux et entraînaient souvent une confusion et des retards dans le processus d'approbation. Cela pesait à la fois sur les collaborateurs et sur le service financier, qui était responsable du traitement des frais.
Solution
Avec l'application « Edi », les 5 000 collaborateurs de la grande banque zurichoise disposent désormais d'une plateforme conviviale pour télécharger leurs notes de frais en quelques clics et les soumettre à approbation. L'application contient des règles et des procédures de contrôle spécifiques, basées sur le règlement des frais, qui garantissent un traitement conforme. Une fois approuvées, les notes de frais sont automatiquement enregistrées dans le système financier (SAP ERP) via une interface. Cela permet un traitement plus rapide et réduit considérablement les tâches manuelles.
Projet
Le projet d'implémentation de l'application « Edi »a débuté en 2022. Toutes les parties prenantes concernées ont été impliquées très tôt dans le processus, ce qui a largement contribué à son succès. Un blueprint détaillé a été établi lors de l'analyse des exigences et la mise en œuvre a eu lieu dans le cadre d'une configuration de projet agile, qui comprenait une phase pilote. Une fois la phase pilote terminée avec succès, l'ensemble du système a été mis en service et relié aux systèmes environnants productifs.
Dès la phase de préparation, des documents de formation internes ont été élaborés et des utilisateurs clés ont été formés afin de garantir un soutien sans faille dans les activités quotidiennes. Une communication interne ciblée ainsi que de courtes séquences de formation pour les collaborateurs ont conduit à un GO LIVE réussi de la solution, ce qui a nettement augmenté l'acceptation et l'utilisation de l'application.