La fondation pour la promotion de la santé a la charte suivante : « Nous axons notre travail sur l'homme et sa santé. Ainsi, nous établissons et dirigeons des institutions d'utilité publique, faisons de la recherche orientée vers l'utilité pour l'avenir et encourageons activement le développement des sites de santé de Zurzach et Baden ».
Industrie
Santé / Social / Soins
Employés
1'600
Client depuis
2022
Région
Suisse alémanique
Services
Logiciels
Situation de départ
Les entreprises du groupe de fondation s'affirment dans différents secteurs d'activité et dans plusieurs cantons de Suisse alémanique. Elles n'emploient pas seulement des employés de commerce, mais aussi des collaborateurs du corps médical, des instructeurs de fitness et des personnes issues de divers métiers techniques.
Jusqu'à présent, les notes de frais de toutes les entreprises étaient gérées au moyen de formulaires papier, soumises à l'approbation des supérieurs hiérarchiques, puis envoyées par courrier interne au service RH pour paiement. L'ensemble du processus prenait beaucoup de temps, était sujet à des erreurs et manquait de clarté. Il était évident qu'une solution numérique pour les frais offrait un grand potentiel d'optimisation.
Solution
Grâce à l'IA d'Edi et à la connexion à Google Maps, les collaborateurs peuvent traiter rapidement les frais selon les instructions. Les exigences pour les collaborateurs, les cadres et différentes entreprises de la fondation ont été mises en œuvre avec succès. Le développement RH a en outre décidé de numériser également les frais de formation continue. Grâce au module complémentaire « Demande », toutes les personnes concernées ont une vue d'ensemble du budget de formation continue et des dépenses.
Projet
Le projet a démarré à la mi-octobre 2022. Après un mois, l'outil de gestion des frais a été introduit pour une phase pilote de trois mois pour un groupe diversifié de collaborateurs. Cela a permis de recueillir des feedbacks en continu et de mettre directement en œuvre des optimisations. En mars 2023, Edi a été déployé pour tous les collaborateurs. Grâce à la phase pilote menée de manière professionnelle, les frais ont pu être traités numériquement d'un jour à l'autre. Pour les aider, les collaborateurs disposaient de courtes instructions et de sessions de questions-réponses. La majorité des collaborateurs s'est directement familiarisée avec l'outil Edi intuitif.
Katja Tamasco, qui a dirigé le projet, et Nicole Knecht, directrice du HR Service Center de la Fondation pour la promotion de la santé, ont beaucoup apprécié les nombreuses fonctions de reporting. L'utilisation d'Edi a permis un contrôle actif qui fournit des informations précieuses pour le développement du règlement des frais et d'autres avantages. L'investissement s'est rapidement avéré rentable. Mais surtout, les collaborateurs sont plus satisfaits et peuvent utiliser le temps gagné pour des tâches productives.