Die Stiftung zur Förderung der Gesundheit hat folgendes Leitbild: «Wir richten unsere Arbeit auf den Menschen und dessen Gesundheit aus. So etablieren und lenken wir gemeinnützige Institutionen, forschen nutzenorientiert für die Zukunft und fördern aktiv die Entwicklung der Gesundheitsstandorte Zurzach und Baden.»
Branche
Gesundheitswesen / Sozialwesen / Pflege
Mitarbeitende
1'600
Kunde seit
2022
Region
Deutschschweiz
Leistungen
Software
Ausgangslage
Die Unternehmen der Stiftungsgruppe behaupten sich in verschiedenen Geschäftsfeldern und in mehreren Kantonen der Deutschschweiz. Sie beschäftigen nicht nur kaufmännische Angestellte, sondern auch Mitarbeitende der Ärzteschaft, Fitnessinstrukteure und Menschen aus diversen Technikerberufen.
Bislang wurden die Spesenbelege aller Unternehmen mittels Papierformularen geführt, den Vorgesetzten zur Genehmigung vorgelegt und anschliessend über den internen Postweg an die HR-Abteilung zur Auszahlung verschickt. Der gesamte Prozess war zeitaufwändig, fehleranfällig und unübersichtlich. Dass eine digitale Spesenlösung grosses Optimierungspotenzial bot, lag auf der Hand.
Lösung
Dank Edis KI und der Anbindung an Google Maps können Mitarbeitende Spesen schnell nach Vorgaben verarbeiten. Die Anforderungen für Mitarbeitende, Kader und verschiedene Stiftungsunternehmen wurden erfolgreich umgesetzt. Die HR-Entwicklung entschied sich zudem, die Weiterbildungsspesen ebenfalls zu digitalisieren. Mit dem Add-On «Antrag» erhalten alle Beteiligten einen Überblick über das Weiterbildungsbudget und die Ausgaben.
Projekt
Das Projekt startete Mitte Oktober 2022. Nach einem Monat wurde das Spesentool für eine dreimonatige Pilotphase für eine diversifizierte Gruppe von Mitarbeitenden eingeführt. So konnten kontinuierlich Feedbacks gesammelt und Optimierungen direkt umgesetzt werden. Im März 2023 wurde Edi für alle Mitarbeitenden ausgerollt. Spesen konnten dank der professionell durchgeführten Pilotphase von einem Tag auf den anderen digital verarbeitet werden. Als Hilfestellung standen den Mitarbeitenden Kurzanleitungen und Q&A-Sessions zur Verfügung. Die Mehrheit der Mitarbeitenden fand sich direkt selbstständig im intuitiven Edi-Tool zurecht.
Katja Tamasco, die das Projekt leitete, und Nicole Knecht, Leiterin des HR Service Center der Stiftung für Gesundheitsförderung, schätzten die umfangreichen Reporting-Funktionen sehr. Durch den Einsatz von Edi wurde ein aktives Controlling ermöglicht, das wertvolle Erkenntnisse zur Weiterentwicklung des Spesenreglements und anderer Benefits liefert. Die Investition erwies sich schnell als lohnend. Vor allem aber sind die Mitarbeitenden zufriedener und können die gewonnene Zeit für produktive Aufgaben nutzen.