Die Zürcher Kantonalbank hat sich zum Ziel gesetzt, den aufwändigen Reise- und Spesenprozess zu vereinfachen und komplett zu digitalisieren. Damit sollen interne Abläufe optimiert und den Mitarbeitenden eine effiziente Lösung zur Spesenabwicklung geboten werden. Im Evaluationsverfahren fiel der Entscheid auf die Lösung «Edi», welche alle Sicherheitsanforderungen und funktionalen Ansprüche der Bank abdeckt.
Branche
Banken / Finanzdienstleistungen
Mitarbeitende
5,000
Kunde seit
2023
Region
Deutschschweiz
Leistungen
Consulting
Software
Ausgangslage
Die Zürcher Grossbank hatte vor der Einführung der «Edi» App einen ineffizienten Spesenprozess, der manuelle Aufwände und lange Durchlaufzeiten verursachte. Mitarbeitende hatten Schwierigkeiten, ihre Spesenbelege einfach und schnell zu verwalten.
Die bestehenden Systeme waren nicht benutzerfreundlich und führten häufig zu Verwirrung und Verzögerungen im Genehmigungsprozess. Dies belastete sowohl die Mitarbeitenden als auch die Finanzabteilung, die für die Bearbeitung der Spesen verantwortlich war.
Lösung
Mit der «Edi» App haben alle 5'000 Mitarbeitenden der Zürcher Grossbank nun eine benutzerfreundliche Plattform zur Verfügung, um ihre Spesenbelege mit nur wenigen Klicks hochzuladen und zur Genehmigung einzureichen. Die App enthält spezifische Regeln und Prüfverfahren, die auf dem Spesenreglement basieren und eine konforme Abwicklung sicherstellen. Nach der Genehmigung werden die Spesenbelege über eine Schnittstelle automatisch in das Finanzsystem (SAP ERP) gebucht. Dies ermöglicht eine schnellere Bearbeitung und reduziert die manuellen Aufwände erheblich.
Projekt
Das Projekt zur Implementierung der «Edi»-App begann im Jahr 2022. Alle relevanten Stakeholder wurden frühzeitig in den Prozess einbezogen, was wesentlich zum Erfolg beitrug. In der Anforderungsanalyse wurde ein detaillierter Blueprint erstellt und die Umsetzung fand in einem agilen Projekt-Setup statt, das eine Pilotphase umfasste. Nach dem erfolgreichen Abschluss der Pilotphase wurde das gesamte System live geschaltet und an die produktiven Umsysteme angebunden.
Bereits in der Vorbereitungsphase wurden interne Schulungsdokumente erstellt und Key-User trainiert, um eine reibungslosen Unterstützung im Tagesgeschäft zu gewährleisten. Eine zielgerichtete interne Kommunikation sowie kurze Schulungssequenzen für die Mitarbeitenden führten zu einem erfolgreichen GO LIVE der Lösung, was die Akzeptanz und Nutzung der App deutlich steigerte.