Die Schindler Aufzüge AG setzt seit Jahren auf erstklassige HR Operations – lokal verankert und global digital gestützt. Mit einem starken HR Operations Center und modernen Tools wie SuccessFactors und UKG war die Basis bereits solide. Doch die Vision reichte weiter: Schindler Aufzüge AG wollte die HR-Prozesse durchgängig digitalisieren für mehr Effizienz und ein nahtloses Service-Erlebnis für die Mitarbeitenden. Gemeinsam mit HR Campus wurde dieses Vorhaben angepackt.
Branche
Industrie / Produktion / Maschinenbau
Mitarbeitende
5'000
Kunde seit
2015
Region
Deutschschweiz
National
International
Leistungen
Consulting
Software
Ausgangslage
Zum Projektstart verfügte die Schindler Aufzüge AG bereits über ein stabiles HR-Service-Modell. Das HR Operations Center in der Schweiz war gut aufgestellt, unterstützt durch die Systeme SuccessFactors (Stammdatenmanagement) und UKG (Ticketing, Service-Prozesse, Dokumentenmanagement). Auch ein durchsuchbares Mitarbeiterportal war bereits vorhanden.
Doch das volle Potenzial war noch nicht ausgeschöpft. Viele Prozesse liefen noch manuell, waren anfällig für Medienbrüche und führten durch doppelte Datenerfassung zu unnötigem Aufwand. Das bremste die Effizienz – für Mitarbeitende wie auch für HR. Ein echtes «One-Stop-Shop»-Erlebnis blieb aus. Auf strategischer Ebene fehlte dem Shared Service Center zudem eine klare, gemeinsame Vision für die Zukunft.
Lösung
Shadowing & Analyse
Eine erfahrene HR Campus Beraterin begleitete das HR Operations-Team in mehreren Job-Shadowings vor Ort. Sie beobachtete Abläufe und analysierte relevante Dokumente. Ergänzend wurden Interviews mit Mitarbeitenden geführt. Die Ergebnisse wurden in einem fundierten Bericht zusammengefasst und schufen die Grundlage für die strategische Prozessoptimierung.
Prozessdesign & Priorisierung
Gemeinsam mit dem Schindler-Team wurde mithilfe des Prozesskatalogs+ ermittelt, welche Prozesse prioritär end-to-end digitalisiert und optimiert werden sollten. Für ausgewählte Prozesse wurden Soll-Prozesse mithilfe eines strukturierten Prozessmodells sauber abgebildet. Die Workshops verliefen effizient, gestützt auf den Best-Practice-Templates von HR Campus. Der Prozesskatalog+ und die Prozessdokumentation dienten zudem dazu, Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams klar zu definieren.
Implementierung & Skalierung
Zuerst wurde der Recruiting-, Preboarding- und Onboarding-Prozess in UKG umgesetzt. Anschliessend digitalisierte das Operations-Team der Schindler Aufzüge AG weitere Prozesse eigenständig in UKG basierend auf der zuvor festgelegten Priorisierung, mit punktueller Unterstützung von HR Campus.
Heute können Mitarbeitende ihre HR-Anfragen direkt in UKG starten. Wissensartikel erleichtern den Einstieg und ein Teil der Dokumente werden automatisiert generiert und archiviert. Schindler-Mitarbeitende profitieren weiterhin von erstklassigem HR Service – nun noch effizienter und digitaler, aber genauso persönlich wie zuvor.
Strategische Ausrichtung und Service Erlebnis
In mehreren Workshops definierte die Schindler Aufzüge AG gemeinsam mit HR Campus eine klare Vision für das Shared-Service-Center. Dabei wurden Fragen beantwortet wie:
- Wie stark wollen wir standardisieren?
- Wie bleibt die Nähe zu den Mitarbeitenden erhalten?
- Wer ist bei welchen Anliegen die richtige Anlaufstelle?
Basierend auf diesen Fragen entstanden Leitsätze zum Service-Erlebnis, klare Reaktionszeiten und Verantwortlichkeiten. Die Schindler Aufzüge AG entschied sich für standardisierte, effiziente Prozesse, die dennoch Nähe und persönlichen Kontakt sicherstellen. Der neue strategische Rahmen gab dem Team Orientierung und sorgte für ein gemeinsames Verständnis von Servicequalität. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (CIP) innerhalb von HR Operations stellt sicher, dass die neuen Abläufe nachhaltig aktuell gehalten werden.
Projekt
Obwohl die Schindler Aufzüge AG über eine starke IT und hochkompetente HR-Operations-Mitarbeitende verfügt, konnte HR Campus in drei zentralen Bereichen Mehrwert liefern:
- Geschwindigkeit: Templates, Prozesskatalog+ und Best Practices beschleunigten die HR-Digitalisierung erheblich.
- Externe Perspektive: Selbst erfahrene HR-Profis sehen manchmal vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr. Der Blick von aussen half, Routinen zu hinterfragen und Quick-Wins zu erkennen.
- Digitales Know-how: Prozessdesign und Digitalisierung müssen Hand in Hand gehen. Das umfassende Fachwissen zu UKG und SuccessFactors von HR Campus führe zu praxistauglichen und nachhaltigen Lösungen.
Mit den geschaffenen digitalen Grundlagen ist die Schindler Aufzüge AG bestens aufgestellt für die Zukunft. Weitere HR-Prozesse werden schrittweise digitalisiert. Mittelfristig bietet sich zudem die Möglichkeit, moderne Technologien wie KI anzubinden und noch stärker in die bestehende IT-Systemlandschaft zu integrieren.