Repower AG, ein innovatives Energieunternehmen aus Graubünden, stellt sich regelmässig komplexen Herausforderungen. Das Unternehmen ist für seine lösungsorientierte Herangehensweise und Innovationsfreude bekannt, die sich auch in den HR-Prozessen widerspiegelt.
Branche
Energie
Mitarbeitende
500
Kunde seit
2014
Region
Deutschschweiz
National
Leistungen
Software
Ausgangslage
Die Personalabteilung von Repower musste Wege finden, ihre fachlich diversen und geografisch verteilten Teams besser in die digitalisierten HR-Prozesse zu integrieren.
Die Herausforderung bestand darin, eine effiziente Erreichbarkeit sicherzustellen und gleichzeitig die Teams in den neuen, digitalen Arbeitsalltag einzubinden. In diesem Zuge wurde der HR Chatbot «Sophie» ins Auge gefasst und nach einer kurzen Findungsphase stand der Plan für die Einführung von «Sophie».
Lösung
Während im kreativen Teil der Findungsphase rund zehn potenzielle Prozesse für «Sophie» diskutiert wurden, hat man sich in der ersten Umsetzungsphase für zwei Prozesse entschieden: Die IST-Ernennung, welche Teamleitenden ermöglicht, das theoretisch erlernte Wissen der Mitarbeitenden in der Praxis zu bewerten sowie eine Geburtstagserinnerung. Der Chatbot greift auf das bestehende System zu und steht allen Mitarbeitenden über den Microsoft Teams App Store zur Verfügung. Nach der erfolgreichen Einführung im Juni 2020 plante Repower die schrittweise Erweiterung weiterer Prozesse.
Projekt
Das Projekt wurde im Rahmen einer agilen Co-Creation zwischen Repower, HR Campus und dem Softwarepartner rhyno solutions realisiert. Der Prozess startete mit einem Konzeptworkshop im Dezember 2019, in dem die Anforderungen und erste Anwendungsfälle detailliert erarbeitet wurden. Die agile Methodik ermöglichte es, flexibel auf Herausforderungen zu reagieren und schnelle Fortschritte zu erzielen. Im Mai und Juni 2020 wurden die beiden ausgewählten Prozesse umgesetzt, intensiv getestet und optimiert.
Besonders wertvoll war dabei die enge Zusammenarbeit zwischen HR und IT, um sicherzustellen, dass «Sophie» nahtlos in bestehende Systeme wie Microsoft Teams integriert wurde. Nach dem erfolgreichen GO LIVE im Juni 2020 lag der Fokus auf der Benutzerfreundlichkeit und der Akzeptanz bei den Mitarbeitenden. Dank der positiven Rückmeldungen und der gewonnenen Zeitersparnis plante Repower, weitere HR-Prozesse in den Chatbot zu integrieren.