Der Energiedienstleister aus dem Vorarlberg sah sich bereits seit einiger Zeit mit zunehmenden, repetitiven Anfragen an die HR-Abteilung konfrontiert. Mitten in einem Digitalisierungsprozess suchte man zudem noch nach einem innovativen Farbtupfer in der HR-Systemlandschaft. So wurde das Unternehmen auf die digitale HR-Assistenz aufmerksam. Nach einer kurzen Findungsphase stand der Plan für die Einführung unserer Sophie fest.
Branche
Energie
Mitarbeitende
1'200
Kunde seit
2012
Region
International
Leistungen
Software
Ausgangslage
Im HR Services Bereich der illwerke vkw war der Aufwand durch manuelle Prozesse hoch, was die Effizienz und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden beeinträchtigte.
Häufig mussten Standardfragen geklärt werden, was zu Verzögerungen führte und die HR-Abteilung zusätzlich belastete. Es bestand der Bedarf nach einer Lösung, um die Personalbetreuung zu optimieren und den Informationsfluss zu verbessern.
Lösung
Die digitale HR-Assistenz Sophie wurde eingeführt, um den Aufwand im HR Services Bereich zu reduzieren. Sophie erinnert die Führungskräfte an die Geburtstage in ihrem Team und sendet Erinnerungen über MS Teams. Mitarbeitende können ihre HR-Fragen jederzeit im FAQ-Modul stellen und erhalten schnelle, automatisierte Antworten.
Projekt
In der Projektphase wurden die notwendigen Schnittstellen zu den bestehenden Systemen aufgebaut, um eine nahtlose Integration zu gewährleisten. Ein engagiertes Team aus HR-Experten und IT-Spezialisten arbeitete daran, ein umfangreiches FAQ-Modul zu entwickeln, das auf die häufigsten Fragen der Mitarbeitenden zugeschnitten war. Nachdem Sophie ausreichend trainiert war, startete im Sommer 2022 die Pilotphase mit einer ausgewählten Gruppe von Mitarbeitenden.
Diese Testgruppe gab wertvolles Feedback zur Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität von Sophie. Im Dezember 2022 wurde die Pilotphase erfolgreich abgeschlossen und Sophie wurde als «your little HR friend» für alle Mitarbeitenden freigegeben. Eine Erweiterung der Modulpalette ist geplant, um zusätzliche Funktionen und Unterstützung für die Mitarbeitenden anzubieten.