Drei Wege zur HR-Digitalisierung
User Experience, Customer Experience, Employee Experience, Candidate Experience, Onboarding Experience – was diese Schlagwörter gemeinsam haben, ist die Philosophie den Menschen ins Zentrum zu stellen und ihm ein positives Erlebnis zu bieten. Was hat das nun mit HR-Software zu tun? Auch von HR-Tools wollen Mitarbeitende und Vorgesetzte begeistert werden. Und zwar nicht nur von jedem Tool einzeln, sondern auch von deren nahtlosem Zusammenspiel: einer HR Suite! Alle HR-Tools (wie zum Beispiel Recruiting-, Payroll- und Zeitwirtschafts-Tool) sollen miteinander verknüpft und von einer zentralen Website aus zugänglich sein. Keine doppelte Dateneingabe oder mehrfache Logins. Aber gibt es das überhaupt? Die perfekte HR Suite?
Es gibt etliche Bemühungen auf dem Softwaremarkt, die verschiedenen HR-Tools zu vereinen. Stand heute deckt jedoch keine Lösung alle HR-Funktionalitäten ab. Natürlich lässt sich darüber streiten, was «alle HR-Funktionalitäten» bedeutet. Wir bei HR Campus haben dies für uns wie folgt definiert:
Aber gehen wir einen Schritt zurück: Welche Möglichkeiten gibt es, wenn eine HR-Abteilung die Vision hat, 100 % digital zu werden und den Mitarbeitenden eine unvergessliche User Experience zu bieten? Wir sprechen von drei Strategien für diesen Digitalisierungsweg: Best-of-Breed, Suite oder eine Kombination der beiden.
Auf Deutsch übersetzt heisst Best-of-Breed «das Beste seiner Art». Übertragen auf die Digitalisierungsstrategie bedeutet es, dass ein Unternehmen für jedes HR-Thema das am besten passende Tool einsetzt. Beispielsweise für Payroll ein Tool von Anbieter A, für Zeitwirtschaft ein Tool von Anbieter B, und für Recruiting ein Tool von Anbieter C. Das hat den Vorteil, dass die Funktionalitäten genau die Bedürfnisse des Unternehmens treffen und die User Experience innerhalb der einzelnen Themen ausgezeichnet ist. Oft kann dies auf den ersten Blick auch die kostengünstigste Option sein. Eine Firma hat für jeden Themenbereich eine moderne und günstige Lösung. Das ist doch super? Leider nicht nur. Weil die verschiedenen Tools als isolierte Lösungen dastehen, kommunizieren sie nicht miteinander. Ist dies eine Anforderung, muss das Unternehmen Schnittstellen bauen, was weitere Abklärungen und Kosten zur Folge hat.
Nehmen wir das Beispiel eines Onboarding-Prozesses: Eine Kandidatin hat bei der Rekrutierung schon viele Stammdaten erfasst und wesentliche Dokumente eingereicht. Wenn das Rekrutierungstool nicht mit dem Stammdatentool spricht, müssen die Daten ein zweites Mal eingeben werden. Zudem müssen die Dokumente manuell aus dem Rekrutierungstool in die digitale Mitarbeiterakte gezogen werden. Hinzu kommt: Für jedes Tool hat das HR unterschiedliche Ansprechpartner und Supportstellen, was sehr zeitintensiv ist und viele Nerven kosten kann.
Für Kandidaten und Mitarbeitende ist die User Experience im einzelnen Tool zwar gut und den Zusatzaufwand im Hintergrund bekommen sie nicht mit. Was ihnen aber fehlt, ist ein zentrales Einstiegsportal. In welchem Tool muss nochmal die Adressänderung eingegeben werden? Und wo ist das Antragsformular für den unbezahlten Urlaub? Mit Wiki-Plattformen und Verlinkungen kann ein Arbeitgeber dem zwar entgegenwirken. Es bedeutet aber wieder extra Aufwand und Investitionen. Best-of-Breed heisst also exzellente Einzellösungen auf Kosten von Zusatzaufwand für HR, IT und weitere Unternehmensbereiche.
«The suite always wins.» sagte Bill McDermott (ehemaliger SAP CEO) einst. Suite heisst, dass alle HR-Tools von einem Anbieter kommen und (das und ist wichtig), dass die Tools miteinander verbunden sind. Es gibt auch Konzepte, bei denen alle HR-Tools vom gleichen Anbieter kommen, diese aber nicht miteinander kommunizieren. Das würde nicht dem Suite-Ansatz entsprechen. Für das HR bedeutet eine Suite automatisierte Prozesse und nahtlose Übergänge zwischen den Tools.
Nehmen wir wieder das Onboarding-Beispiel: Die Daten einer Kandidatin werden aus dem Rekrutierungsprozess automatisch in das Stammdatentool gespielt. Von dort fliessen sie in das Onboarding-Tool und das HR startet auf Knopfdruck den gesamten Onboarding-Prozess. Alles was die neuen Mitarbeitenden in diesem Prozess übermitteln, findet auf einfache Weise den Weg ins Personaldossier. Wo HR es möchte - oder muss - können natürlich Checks einfügt werden, bevor Daten automatisch angepasst werden.
Die Mitarbeitenden haben einen zentralen Ort für alle HR-Themen. In diesem Portal finden sie Antworten auf sämtliche Fragen, können Anträge stellen, ihre Daten ändern usw. Ein absoluter User-Experience-Traum. Der Suite-Ansatz bedeutet also eine voll integrierte, optimierte HR-Softwarelandschaft aus einer Hand, die den Mitarbeitenden Spass macht. Aber wie das so ist mit Träumen: sie sind oft zu schön, um wahr zu sein. So ist es auch mit der allumfassenden HR Suite. Wir bei HR Campus kennen bis dato keine Software-Lösung, die alle relevanten Themen und Anforderungen aus unserer Grafik in einer Suite abdeckt. Wenn Sie eine kennen, bitte sehr gerne melden.
Was also bleibt, ist eine Kombination aus dem Best-of-Breed- und dem Suite-Ansatz. Man wählt als Unternehmen eine umfassende und passende Suite und ergänzt diese mit den besten Tools. Im Gegensatz zum Best-of-Breed-Ansatz fallen nur wenige Schnittstellen an, die gleichzeitig Medienbrüche abfangen. Zudem bieten Suiten oft ein zentrales HR-Portal aus dem Absprünge zu den anderen Tools eingerichtet werden können. Die Toolwechsel werden den Mitarbeitenden mit Single Sign On erleichtert. Für das HR und die Mitarbeitenden fühlt sich alles als eine einzelne durchgängige Lösung an. Ein Unternehmen kann sich so seine eigene, individuelle Suite zusammenstellen. Das bietet den Vorteil, die für sich am besten passenden Softwareanbieter auswählen zu können. Nachteile dieser Strategie sind der immer noch vorhandene Aufwand der Schnittstellenkonfiguration und -wartung sowie die verschiedenen Ansprechpartner und Supportstellen für die einzelnen Tools.
Wir als HR Campus fanden die Situation für unsere Kunden unbefriedigend, dass es keine Traum-HR Suite auf dem Markt gibt. Deshalb haben wir unsere eigene Suite entwickelt: die HR Campus Suite. In der HR Campus Suite verbinden wir die für uns besten HR-Systeme mit standardisierten Schnittstellen zu einer durchgängigen HR-Systemlandschaft. Da alles aus einer Hand kommt, gibt es für die HR-Abteilungen nur einen Ansprechpartner und einen Support. Quasi ein «Rundum-sorglos-Paket».
Fragen Sie sich nun, was für Sie der beste Strategie-Ansatz ist? Wir empfehlen unseren Kunden immer: So viel Suite wie möglich!
Erfahren Sie mehr zu unserer HR Campus Suite.
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Publiziert am: 28. April 2022
