Startpunkt: Die Rolle von VMS in der modernen Unternehmensstrategie

Fast jedes Unternehmen, das externe Mitarbeitende beschäftigt oder Aufträge auslagert, muss sich mit Fragen bezüglich der effizienten Bewirtschaftung seines externen Personalbestands, der Kosten und der Gesamtverantwortung der Prozesse auseinandersetzten. In unserem Blog-Beitrag «External Workforce: Wer trägt die Verantwortung für externe Mitarbeitende?» wurden diese Themen bereits angesprochen und eine mögliche Verteilung der Kompetenzen sowie Verantwortlichkeiten erörtert. Doch was kann ein Unternehmen tun, wenn es für die genauen Antworten auf die gestellten Fragen nicht kennt oder wenn unternehmensweite Transparenz bei der Beschaffung externer Mitarbeitender fehlt? Wie lässt sich eine Übersicht über den eigenen externen Personalbestand schaffen? Eine zentrale Softwarelösung, genauer gesagt ein Vendor Management System (VMS), kann hier Klarheit schaffen und dabei helfen, Prozesse zu optimieren. Doch wie findet man das richtige VMS?

Funktionen und Nutzen einer VMS-Lösung

Eine VMS-Lösung besteht aus verschiedenen Modulen, die eine Vielzahl von Funktionen ermöglichen. Zu den grundlegenden Funktionen jeder VMS-Lösung gehören die nachfolgenden:

• Abbildung verschiedener Formen von externen Arbeitsbeziehungen: von Personalverleih über Dienstleistungen bis hin zu Outsourcing und Werkverträgen.
• Unterstützung der Prozesse für die Neu-Rekrutierung und Verwaltung externer Mitarbeitender: Dies umfasst die gesamte Bandbreite der Personalbeschaffung und -betreuung.
• Vertragsabbildung, Zeitwirtschaft und Rechnungsstellung: Diese Funktionen sorgen für eine genaue Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten und finanziellen Transaktionen.
• Übersichtliche Verwaltung und Rapportierung: Sorgen für eine effiziente Personalplanung und -steuerung.
• Steuerung und Überwachung spezifischer Compliance-Anforderung: Zur Sicherstellung, dass alle regulatorischen Vorschriften eingehalten werden.

Die Implementierung einer VMS-Lösung bringt Unternehmen zahlreiche Vorteile bei der Verwaltung von externen Mitarbeitenden:

• Digitalisierung bestehender Prozesse: Durch die Implementierung eines VMS können bestehende Prozesse digitalisiert werden, wodurch die Abwicklung effizienter wird.
• Schlankere und transparentere Prozesse: Ein VMS ermöglicht die Implementierung von Prozessen, die nicht nur effizienter, sondern auch transparenter sind, was die Nachverfolgbarkeit und Kontrolle erleichterten.
• Erweiterte Datenberichterstattung und -teilung: Wichtige Daten können erfasst, analysiert und unternehmensweit geteilt werden.
• Anpassungsfähigkeit bei organisatorischen Veränderungen: VMS bieten Flexibilität bei veränderten Geschäftsanforderungen. So lassen sich Genehmigungsprozesse schnell mit wenigen Klicks umgehängt oder auch neu definiert werden.

Analyse und Auswahl der VMS-Lösung

Der Auswahlprozess des richtigen VMS beginnt mit einer sorgfältigen Analyse der aktuellen Situation. Zu Beginn gilt es, die Ziele zu klären, die mit der Einführung eines VMS erreicht werden sollen. Auf Basis dieser definierten Ziele wird die Analyse weiter vertieft und Fragen rund um die Population, die Stakeholder und das Einsatzgebiet geklärt. Die nachfolgenden Beispielfragen verdeutlichen die wichtigsten Überlegungen bei der Wahl eines VMS. Diese sind nicht abschliessend, konzentriert sich jedoch auf die wichtigsten Überlegungen.

1) Zieldefinition

• Welche konkreten Ergebnisse sollen durch die Implementierung des VMS erreicht werden?
• Inwiefern soll sich die Situation nach der Einführung verändern (Effizienzsteigerung, Transparenz, Digitalisierung, etc.)?
• Wie sollen die Rekrutierungsprozesse für externe Mitarbeitende harmonisiert werden?
• Soll die Verantwortung für die Rekrutierung und Verwaltung externer Mitarbeitender zentralisiert oder nach spezifischen Kriterien aufgeteilt werden?

2) Population

• Wie gross ist die Population der externen Mitarbeitenden und wie wird sich diese in der Zukunft entwickeln?
• In welchen Bereichen und für welche Dienstleistungen wird externe Unterstützung benötigt?
• Wie wird die externe Belegschaft verwaltet und geplant?

3) Stakeholder

• Welche Stakeholder sind involviert (Human Resources, Procurement, Finanzen, operatives Business, etc.) ?
• Welche Konflikte, Sorgen und Ängste bestehen innerhalb und zwischen den Stakeholder-Gruppen sowie bei den einzelnen Benutzern?

4) Einsatzgebiet

• Ist ein Einsatz eines VMS in Anbetracht der Unternehmensgrösse und der damit verbundenen Kosten (Lizenzen, Implementierungskosten, etc.) rentabler?
• Lässt sich die VMS-Lösung an bestehende Prozesse anpassen, oder bietet sie nur einen Standardprozess?
• Können mit der VMS Prozessoptimierungen angestrebt und umgesetzt werden?
• Sollen im Zuge der Implementierung auch neue Abläufe implementiert werden?
• Gibt es Unternehmensrichtlinien (Compliance, Policies, etc.), die auch für externe Ressourcen gelten?

Fazit

Die Verantwortung und die Kompetenzen für die Bewirtschaftung externer Mitarbeitender sowie der Einsatz einer VMS-Lösung sing eng miteinander verbunden. Deshalb müssen beide Themen gemeinsam und ganzheitlich analysiert werden. Die Unternehmensgrösse, die Population externer Mitarbeitender, die vorhandenen Kompetenzen und die Erwartung an ein VMS bestimmen die Wahl des geeigneten Produktes massgeblich. Häufig äussern Unternehmen den Vorwurf, dass eine Software nicht den erhofften Nutzen bringt und daher von den Anwendern nicht genutzt wird. Deshalb ist es entscheidend, spezifische Anwendergruppen im Unternehmen frühzeitig in den Prozess einzubinden.

Der Markt bietet zahlreiche VMS-Optionen, die sich in verschiedenen Punkten, wie Benutzeroberfläche, Handhabung, Flexibilität, Konfigurationsmöglichkeiten, Anbindung zu Umsystemen sowie Kosten für Lizenzen und Implementierung unterscheiden. Eine sorgfältige Analyse der Ausgangssituation im Unternehmen ist daher von grosser Bedeutung, um eine fundierte Entscheidung auf Basis der festgelegten Kriterien und Anforderungen zu treffen. HR Campus steht Ihnen als starker Partner zur Seite, um den Fokus auf das übergeordnete Ziel der effizienten Bewirtschaftung der externen Mitarbeitenden zu richten. Wir unterstützen Sie bei der Analyse der Ausgangslage, der Implementierung der für Sie passenden VMS-Lösung und bieten Support, um Ihre Ziele zufriedenstellend zu erreichen.

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Quellen:

• https://www.onlinewhitepapers.com/human-resources/the-forces-reshaping-how-work-gets-done/
• https://t2informatik.de/wissen-kompakt/softwareeinfuehrung/
• https://www.techtarget.com/searchsap/definition/vendor-management-system-VMS
• https://www.sap.com/swiss/products/acquired-brands/what-is-fieldglass.html

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