Wer trägt die Verantwortung für externe Mitarbeitende?
Externe Mitarbeitende sind ein signifikanter Teil unserer Geschäftswelt und gewinnen in der heutigen agilen Arbeitswelt immer mehr an Bedeutung. Trotzdem erfahren sie oft nicht die gleiche Behandlung wie festangestellte Mitarbeitende und werden als Randthema behandelt. Ein Problem dabei sind die fehlenden klaren Verantwortlichkeiten, die essenziell für den effektiven Umgang mit externen Fachkräften und den dazugehörigen Prozessen sind. In diesem Blog erfährst du, wie sich die Employee Journey vom Workforce Lifecycle unterscheidet und welche Massnahmen unsere Experten zur Verbesserung empfehlen.
Externe Mitarbeitende nehmen in einer schnelllebigen und agilen Arbeitswelt eine immer wichtigere Rolle ein. Dabei geht es nicht nur um das Outsourcing kompletter Dienstleistungen, wie zum Beispiel der Lohnbuchhaltung oder dem IT-Support, sondern auch um das Hinzuziehen von externen Fachkräften. Externe Mitarbeitende werden inzwischen in allen möglichen Funktionen und auf allen Hierarchiestufen eingesetzt.
Mit diesen Trends gehen auch neue Herausforderungen einher. Viele Unternehmen tun sich schwer damit, die Verantwortlichkeiten für das Management von externen Mitarbeitenden klar innerhalb des Unternehmens zu definieren. Insbesondere zwischen den Abteilungen Einkauf und HR kommt es oft zu Diskussionen über die Zuständigkeiten bezüglich der externen Mitarbeitenden.
Interne Mitarbeitenden werden in der Regel gemeinsam von Vorgesetzten und der HR-Abteilung rekrutiert. Die spezifische Aufteilung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten kann sich nach Unternehmen unterscheiden. Üblicherweise ist die HR-Abteilung für Stellenausschreibungen und Bewerbungsgespräche zuständig. Externe Mitarbeitende hingegen werden meist von den jeweiligen Teams in Zusammenarbeit mit der Einkaufsabteilung beschafft, da der Einkauf das erforderliche Know-how über Beschaffung, Lieferanten- und Preisverhandlung besitzt. Die Prozesse unterscheiden sich bereits bei der Ausschreibung der Vakanz. Nach der Beschaffung allerdings sind die Schritte oftmals die Gleichen.
Die Schritte für die Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden sind klar definiert, um eine einheitliche und positive Employee Experience zu gewährleisten – zumindest für interne Mitarbeitende. Das HR begleitet die internen Mitarbeitenden entweder direkt oder in einer Expertenrolle zur Unterstützung der Vorgesetzten. Bei externen Mitarbeitenden sieht der Prozess anders aus. Die Schritte der Einarbeitung werden von den Teams eigenständig definiert und betreut, teilweise auch vom Einkauf als Teil des Beschaffungsprozesses.
Das diese Prozesse unabhängig voneinander laufen, ist nicht ideal. Es sollte keinen Unterschied machen, ob es sich um interne oder externe Mitarbeitende handelt. Nach der Ansicht von HR Campus sollten interne und externe Mitarbeitende möglichst gleichbehandelt werden. Dies würde die Integration externer Mitarbeitender erleichtern und helfen, allfällige Problematiken schneller zu erkennen.
Externe Mitarbeitende und Aufträge sollen wie üblich vom Einkauf beschafft werden. Die Betreuung während des Einsatzes sollte jedoch durch das HR und die jeweiligen Vorgesetzten übernommen werden. So kann jede Abteilung ihre Stärken optimal einsetzten. Eine klare Trennung der Verantwortung hilft den Abteilungen zu verstehen, für welche Prozessschritte sie zuständig sind, was zu einer höheren Effizienz und zu einer besseren Betreuung der externen Fachkräfte während des gesamten Workforce Lifecycles führt.
Bei Grossunternehmen mit einer grossen Anzahl externen Mitarbeitenden kann auch ein MSP (Managed Service Provider) Setup sinnvoll sein. Ein MSP kann das interne HR und den Einkauf entlasten, indem er beispielsweise die Beschaffung und Rekrutierung übernimmt. Es kann auch sinnvoll sein, eine neue Stelle oder Abteilung zu schaffen, welche die Verantwortlichkeiten für die externen Mitarbeitenden übernimmt, um die Übersicht und Kommunikation zu verbessern.
Die interne Kommunikation mit dem externen Mitarbeitenden sollte, wie bei den internen Mitarbeitenden auch, durch die HR-Abteilung oder deren Vorgesetzte erfolgen. Der Einkauf sollte die Kommunikation zwischen dem Unternehmen und den Lieferanten übernehmen. Die klare Trennung dieser Verantwortlichkeiten ist eine Herausforderung. Dabei kann auch eine VMS-Softwarelösung (Vendor Management System) unterstützen, welche die Verantwortlichkeiten der einzelnen Arbeitsschritte den jeweiligen Abteilungen und Personen klar zuordnet.
Die klare Verteilung der Verantwortlichkeiten ist entscheidend für einen effizienten Umgang mit externen Mitarbeitenden. Es ist wichtig zu definieren, welche Abteilung für welche Schritte und Aufgaben im Workforce Lifecycles zuständig ist. Durch eine solche Definition können komplexe Arbeitsabläufe schneller und effizienter gehandhabt werden. Dies wird erreicht, indem die Arbeitsschritte aufgeteilt werden, um die Kompetenzen der jeweiligen Abteilungen optimal zu nutzen. So übernimmt beispielsweise der Einkauf die Beschaffung und die Pflege der Lieferantenbeziehungen, während die Vorgesetzten und die HR-Abteilung die weiteren Schritte des Workforce Lifecycles betreuen. Ein Vendor Management System kann diese Aufteilung digitalisieren und effizient gestalten, indem es einen klar definierten Workflow mit festgelegten Verantwortlichkeiten bietet.
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Etienne hat vor einem Jahr das Studium der Arbeits- und Organisationspsychologie abgeschlossen. Seitdem berät er Unternehmen im Bereich der externen Mitarbeitenden in Verbindung mit SAP Fieldglass. Dank seiner eigenen Erfahrung als externer Mitarbeitender kennt er beide Seiten des Prozesses und optimiert diesen kontinuierlich.
Publiziert am: 25. Juni 2024
