FACHARTIKEL TOPSOFT / ANJA BUSER & SANDRA LUGONJIC

Warum lohnt es sich, HR zu digitalisieren?

1. Es macht den Mitarbeitenden mehr Spass: Im Privaten läuft fast alles digital: Rechnungen per eBill, Arztkosten via App, Steuererklärung online. Im beruflichen Alltag dagegen: Lohnabrechnung per Post, Arztzeugnis physisch ans HR und bei Fragen nimmt man den Hörer. Ein Unternehmen glaubte, die Mitarbeitenden wollten keine digitalen HR-Dienstleistungen. Eine Umfrage zeigte das Gegenteil: 98% wünschen sich genau das. Fragen Sie Ihre Mitarbeitenden.
2. Es spart Zeit und Geld: 80% der HR-Fragen sollten über Self-Service-Plattformen beantwortet werden. Dies kann ein Intranet sein, ein Wiki, eine App wie Beekeeper oder einen Chatbot. So haben Mitarbeitende ihre Antwort schneller und das Tagegeschäft des HR wird nicht unterbrochen.
3. Es senkt die Fluktuation im HR: Eine HR-Leitung eines KMUs sagte zu uns: «Wenn wir weiter auf diesem niedrigen Digitalisierungsniveau bleiben, verliere ich meine guten HR-Mitarbeitenden.» Auch HR-Mitarbeitende wünschen sich Abwechslung und gute Tools. Wird dies nicht erfüllt, gehen unzufriedene Mitarbeiter:innen und jede Neubesetzung kostet sie ein Jahresgehalt.

Wie gehen Sie am besten vor?

1. Digitalisierungsthemen definieren
   Für KMU oft unkompliziert. Hygienefaktoren: Lohnverarbeitung, Stammdaten, Zeitwirtschaft, Personaldossier. Effizienztreiber: Rekrutierung, HR-Portal, Workflows, Arbeitszeugnis Motivatoren: Mitarbeitendengespräche, Lernsysteme, Kommunikation.
2. Roadmap festlegen
   Am besten einen Mix aus Software, die für HR essenziell sind und die Mitarbeitenden Spass machen.
3. Software auswählen
   Im KMU Bereich gibt es viele verschiedene, branchenspezifische Software. Es gibt zwei Ansätze: Best-of-Breed nutzt für jedes Thema die passende Software, während eine HR Suite möglichst viele Themen mit einer Software abdeckt. Der Trend geht klar Richtung Suite. Für KMUs ist Personio mit SwissSalary ideal – benutzerfreundlich, schnell implementiert und speziell für HR und KMUs entwickelt.
4. Implementierungspartner auswählen
   Eine Software zu implementieren ist wie eine Ehe – wählen Sie Ihren Partner sorgfältig aus.

So einfach? Oder gibt es noch Hürden?

Natürlich gibt es im KMU Bereich genauso wie auch bei grossen Unternehmen gewisse Herausforderungen. Wir begegnen meist folgenden:

• Geringe Anzahl HR Mitarbeitende
  Teure, komplexe Software lohnt sich bei wenigen HR-Mitarbeitenden oft nicht, da KMU weniger Flexibilität brauchen. Kostengünstige, benutzerfreundliche Tools, die echten Mehrwert bieten, sind die bessere Wahl. Vorausgesetzt, sie passen zur Unternehmensgrösse und -struktur.
• Hoher personeller Ressourcenaufwand
  Mangelnde Ressourcen während der Implementierung erhöhen später die Anpassungskosten. Planen Sie daher zusätzliche Kräfte für das Tagesgeschäft ein, z.B. temporäre Mitarbeitende und berücksichtigen Sie dies in den Projektkosten.
• Hoher finanzieller Ressourcenaufwand
  Für KMU sind das oft sehr grosse Investitionen. Auch wenn sie sich langfristig auszahlen, müssen sie zunächst bewältigt werden. Staffeln Sie die Implementierungen, damit nicht alles im ersten Jahr anfällt. Und denken Sie daran: Was ist die Konsequenz, wenn Sie nicht implementieren?

Wenn Sie unsicher sind – fragen Sie Unternehmen mit ähnlicher Grösse, was ihre Überlegungen waren. Am besten beginnen Sie mit einem einzelnen Thema. Das grösste Risiko besteht darin, alles beim Alten zu belassen und dennoch auf andere Ergebnisse zu hoffen.

(Quelle Logistik: Digitalisierung HR_BurtscherM (zhaw.ch))