So sollten Schweizer KMU ihre Projekte nicht angehen
Kennen Sie das Kinderspiel «Verkehrte Welt»? In diesem Blog zeigen wir 10 Beispiele auf, wie Digitalisierungsprojekte in einer verkehrten Welt ablaufen – ganz nach dem Motto des beliebten Kinderspiels.
Wenn man digitalisiert, ist es wichtig, dass was heute auf Papier und in den Köpfen der Mitarbeitenden ist, exakt so digital repliziert werden. Wozu Best Practices, wenn es bisher auch funktioniert hat? Es läuft doch eigentlich alles gut. In einer verkehrten Welt würden Digitalisierungsprojekte gemäss den nachfolgenden Beispielen ablaufen.
Wenn bestehende Prozesse digitalisiert werden, ist der grosse Vorteil, dass kein Change Management erforderlich ist. Die eingespielten Prozesse haben sich nicht ohne Grund bewährt. Es gilt deshalb sicherzustellen, dass alles, was bisher auf Papier, mit Formularen und via E-Mails erledigt wurde, in der neuen digitalen Lösung exakt repliziert wird.
Um die Ressourcen im Unternehmen zu schonen, ist es am effizientesten, wenn das Projekt allein von der HR-Abteilung gestemmt wird. Alle sind ohnehin schon völlig ausgelastet. So kann schnell und zielgerichtet vorgegangen werden. Die HR-Experten wissen schliesslich am besten, was für das Unternehmen gut ist. Betroffene zu involvieren, kostet am Ende nur Zeit und Geld.
Auf dem Markt gibt es unzählige Software-Angebote, welche die gleichen Lösungen und Antworten zu liefern scheinen. Um dieses Problem bei der Digitalisierung zu umgehen, sollte der zukünftige Anbieter bzw. die Lösung möglichst schnell ausgewählt werden. Persönliche Bekannte, die bei einem Softwareanbieter arbeiten, sind prioritär zu behandeln, denn persönliche Beziehungen sind schliesslich wichtiger als das Einholen von Referenzen.
Um optimal zu digitalisieren, ist der «Best of Breed»-Ansatz, sprich für jeden Prozess eine spezialisierte Lösung zu beschaffen, immer der Richtige. Damit zeigen Sie, dass Ihnen Ihre Mitarbeitenden wichtig sind und dass nur das Beste gut genug ist. Schliesslich trauen Sie Ihren Mitarbeitenden locker zu, sich an verschiedene Lösungen zu gewöhnen.
Bei der Einführung einer neuen Lösung geht häufig viel Wissen über die Vergangenheit verloren. Um sicherzustellen, dass diese Daten auch in der neuen Lösung verfügbar sind, lohnt es sich, möglichst viele historische Daten wie beispielsweise die ausgetretenen Mitarbeitenden zu migrieren. Ihr internes Audit wird diesen Mehraufwand sehr zu schätzen wissen, auch wenn man die Information nur ganz selten verwenden wird.
Viel Zeit wird in die Schulung der User investiert. Es ist deshalb wichtig, dass die Lösung nach der Einführung stabil bleibt und nicht gleich wieder ändert. Stabilität fördert das Vertrauen der Mitarbeitenden in die HR-Abteilung und reduziert den Betriebsaufwand der Lösung auf ein Minimum. Technische Neuerungen mit neuen Funktionalitäten und KI-Erweiterungen sind natürlich überbewertet und nur vorübergehende Trends.
Damit auch nach dem Projekt die Nähe zu den Mitarbeitenden bestehen bleibt, werden alle Kommunikationskanäle offengelassen. Es gibt viele Beispiele, wie Sie den Austausch fördern können. Lassen Sie Meldungen und Anfragen wie Unfallmeldungen und Feriensaldi direkt per Telefon oder via E-Mail bei der HR-Abteilung platzieren. Die HR-Mitarbeitenden können diese Angaben korrekt im System erfassen.
Ein guter Onboarding-Prozess muss persönlich gestaltet und flexibel anpassbar sein. Keine Lösung ist dafür so geeignet wie Microsoft Excel. Checklisten sind schnell erstellt, Anpassungen einfach vorgenommen und Drop-down-Menüs helfen, den Fortschritt zu erfassen. Ist das Onboarding-Excel im Dossier des zukünftigen Mitarbeitenden abgelegt, können sich alle relevanten Abteilungen über den Fortschritt informieren und diesen zuverlässig nachführen.
Das Management ist auf aussagekräftige und zuverlässige Reports angewiesen, um die wichtigen strategischen Entscheide zu treffen. Dank der Digitalisierung lassen sich alle Daten als Excel-Dateien herunterladen, zusammenführen und mit Pivot-Tabelle optimal aufbereiten und als Diagramm darstellen. Die manuellen Schritte dieses Prozesses ermöglichen gleichzeitig eine Qualitätssicherung und einen «Realitäts-Check».
Eine gute Zielvereinbarung erfolgt am Tisch, und zwar mit direktem Blickkontakt über einem leeren Blatt Papier. Nur so kann eine offene und faire Vereinbarung zustande kommen. Dann ein Foto per WhatsApp an die HR-Verantwortliche schicken, damit die Vereinbarung sauber digital erfasst werden kann. So sind die Vorgesetzten in der Lage sicherzustellen, dass die Termine problemlos eingehalten werden.
Auch wenn die oben genannt Punkte zwar sehr relevant sind, die vorgeschlagenen Lösungsansätze sind es nicht. Aus unserer Erfahrung aus den letzten 25 Jahren sind es meist nicht die technischen, sondern die menschlichen Herausforderungen, welche am schwierigsten zu lösen sind. Digitalisierungsprojekte sind der ideale Moment, bestehende Denkweisen und Überzeugungen in Frage zu stellen. Es gilt sich auf neue Prozesse einzulassen und die bisherige Arbeitsweise zu überdenken. Nur so können nachhaltige Veränderungen und ein echter Mehrwert für das Unternehmen erreicht werden.
P.S.: Wenn Sie das Kinderspiel «Verkehrte Welt» nicht kennen, dann hören Sie mal bei Youtube rein. Viel Spass beim Mitsingen!
Marc Dennler hat für nationale und internationale Unternehmen im Human Ressources gearbeitet. Als Presales begleitet er heute unsere Kunden bei der Digitalisierung und ist verantwortlich für die Lösung HR Campus Suite.
Publiziert am: 11. Juli 2024
