Jeder Prozess im HR beginnt oder endet mit einem Dokument. Genau deshalb ist ein effizientes Dokumentenmanagement unabdingbar. Dokumentenmanagement unterstützt die Verwaltung von digitalen HR-Dokumenten, sei dies die Erzeugung, Archivierung oder prozessgestützte Bearbeitung.

Obwohl in den meisten Unternehmen bereits 90% der Daten automatisiert sind, sind es nur 30% der dokumentbasierten Prozesse. In der Digitalisierung des Dokumentenmanagements verbirgt sich nicht nur ein gewaltiges Potenzial für Effizienz und Kosteneinsparung, sondern auch die Gewährleistung höherer Rechts- und Datensicherheit.

Es gibt noch andere wichtige Gründe warum sich das Dokumentenmanagement revolutionieren muss. Ohne digitalisierte Prozesse kann die Aktualität, die Datensicherheit und die Transparenz nicht mehr genügend gewährleistet werden. Ein modernes Dokumentenmanagement verfügt über eine zentrale Administration der Vorlagen, über Versionierung der Vorlagen und über eine Datenübernahme aus Ihrem HRIS-System. Dies führt zu Effizienzsteigerung, Fehlerreduktion und mehr Transparenz. So bringt die Einführung vom digitalen Personaldossier eine Zeitersparnis von 50% indem sie eine intelligente Such- und Ablagefunktion verfügt und man sich die Zeit für das Kopieren und Drucken sparen kann. Die Kosten werden mit dem digitalen Personaldossier um 20% gesenkt, dank weniger Personal- und Druckkosten. Ein praktisches Nebenresultat ist der zusätzliche Platzgewinn. Pro 1'000 digitalisierte Dossiers werden 114m2 frei.

Ein effizientes Prozessmanagement sichert zudem den fehlerfreien Workflow eines Dokumentes. Der Prozess von der Beantragung durch einen Mitarbeitenden über die automatische Erstellung, der Freigabe durch die Führungskraft bis hin zum Versand und der Archivierung kann durchgängig überwacht und bearbeitet werden. Reports inklusive.

Ein digitalisiertes Dokumentenmanagementsystem macht die Inhalte, die bereits vorhanden sind verfügbar, automatisiert wiederkehrende Prozesse und spart Kosten und Zeit. Und zu guter Letzt darf der ökologische Aspekt nicht ausser Acht gelassen werden. Allein der Kanton Luzern bewirtschaftet 20'000 Dossiers, das waren vor der Digitalisierung der Dossiers rund 10 Tonnen Papier. Digitalisiertes Dokumentenmanagement ist also nicht nur modern und effizient, sondern rettet auch Bäume.