Payroll Update 2025

Gesetzliche Änderungen

Im Vergleich zu den Vorjahren gibt es 2025 einige Neuerungen im Bereich Payroll und Sozialversicherungen.

1. Säule

Seit dem 1. Januar gilt die erste Erhöhung des Referenzalters für Frauen von 64 Jahren auf 64 Jahre und drei Monate. Frauen mit Jahrgang 1961 werden somit drei Monate später pensioniert.

Die Möglichkeit, auf den Freibetrag für Personen im Referenzalter zu verzichten, bleibt bestehen. Der Verzicht muss bis zur ersten Abrechnung des Kalenderjahres oder nach Weiterarbeit gemeldet werden. Die Verantwortung für die Einhaltung der Voraussetzungen liegt bei den Mitarbeitenden.

Die Ansätze bei den Familienzulagen wurden auf mindestens CHF 215 bzw. CHF 268 als Mindestbeitrag erhöht. Kantonale Beiträge können höher ausfallen und wurden entsprechend kommuniziert.

Die Handhabung der Privatanteile von E-Geschäftsfahrzeugen ändert sich im Jahr 2025 ebenfalls. Bisher wurde der Wert der Ladestation inklusive Installation dem Fahrzeugwert zugerechnet und diente als Grundlage für die Berechnung des 0.9 %-Privatanteils pro Monat. Ab 2025 gelten die Kosten der Ladestation inkl. Installation als massgebender Lohn und werden nicht mehr in die 0.9 %-Reduktion einbezogen. Dies bedeutet konkret, dass nur noch der Wert des Fahrzeuges mit der Umwandlungsberechnung berücksichtigt wird.

Beispiel mit Fahrzeugwert von CHF 50'000:

Eine immer beliebtere Alternative zur Abrechnung des Privatanteils von Geschäftsfahrzeugen ist die Gutschrift von Autopauschalspesen. Dabei ist zu unterscheiden, ob die Firma ein genehmigtes Spesenreglement besitzt. Mit einem genehmigten Spesenreglement und der entsprechenden Erwähnung im Lohnausweis sind die Autopauschalspesen unter Ziffer 13.2.2  auszuweisen und nicht sozialversicherungspflichtig. Diese Entschädigung deckt auch den Arbeitsweg ab, weshalb im Lohnausweis das Feld «F» mit einem Kreuz zu markieren ist. Die Kosten müssen ungefähr den effektiven Auslagen entsprechen und alle drei Jahre oder bei Funktionswechsel überprüft werden. Wenn die Firma kein genehmigtes Spesenreglement besitzt, muss ein Bordbuch geführt werden, welches die Pauschalspesen rechtfertigt. Die Pauschale ist zudem steuerpflichtig. Eine Vorlage in einem Spesenreglement kann wie folgt aussehen:

2. Säule sichern

In der Beruflichen Vorsorge wurden die Grenzbeträge generell angepasst.

Französische Grenzgänger:innen – Was gilt ab
1. Januar 2025?

Am 17. Dezember 2024 hat die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) eine wichtige Mitteilung zur Besteuerung grenzüberschreitender Telearbeit zwischen der Schweiz und Frankreich veröffentlicht. Telearbeit umfasst alle beruflichen Tätigkeiten und Aufgaben, die Mitarbeitende nicht am zentralen Standort des Unternehmens ausführen. Also auch Arbeiten im Homeoffice, einem Coworking Space oder von unterwegs wie beispielsweise im Zug oder Flugzeug erledigt werden. Diese Regelungen betreffen zahlreiche Arbeitgebende und ihre Mitarbeitenden.

Verlängerung der Übergangsregelung zur Telearbeit

Die Schweiz und Frankreich haben eine neue Verständigungsvereinbarung getroffen, welche die bisherige Übergangsregelung zur Besteuerung grenzüberschreitender Telearbeit bis zum 31. Dezember 2025 verlängert. Ursprünglich wäre diese Regelung zum Jahresende 2024 ausgelaufen.

Folgende Kernpunkte gelten weiterhin:

• Telearbeit bis zu 40 % der Jahresarbeitszeit ist erlaubt, ohne dass es zu internationalen Steuerausscheidungen kommt
• Arbeitgebende müssen den Prozentsatz der Telearbeit im Jahr 2025 nicht im Rahmen des automatischen Informationsaustauschs (AIA) bescheinigen.  Die Verpflichtung, auf Verlangen der Steuerbehörden eine entsprechende Bescheinigung bereitzuhalten, bleibt jedoch bestehen. Es wird empfohlen, die Tage und Quoten laufend in der Payroll zu erfassen.

Auswirkungen für Unternehmen

Die Verlängerung der Übergangsregelung bringt für Arbeitgebende folgende Verpflichtungen und Anpassungen mit sich:

1. Detaillierte Bescheinigungen bei Austritten: Gemäss der Quellensteuerverordnung (Art. 5a QStV) sind Arbeitgebende ab dem 1. Januar 2025 verpflichtet, bei unterjährigem Austritt von französischen Grenzgänger:innen detaillierte Bescheinigungen auszustellen. Eine Vorlage für die Bescheinigung ist weiterhin separat hier verfügbar.
2. Einhaltung der 40 %-Regel: Arbeitgebende sind weiterhin dafür verantwortlich, die Einhaltung der maximal 40 % Telearbeit pro Jahr sicherzustellen. Diese Regelung umfasst auch maximal zehn Reisetage innerhalb des Wohnsitzstaates.
3. Sozialversicherungsrechtliche Herausforderungen: Die steuerrechtlichen Regelungen zur Telearbeit sind nicht deckungsgleich mit den Bestimmungen der Sozialversicherungen. Besonders bei Mitarbeitenden, die regelmässig ausserhalb der Schweiz oder der EU arbeiten, können sozialversicherungsrechtliche Fragen und Kostensteigerungen entstehen. Hier ist eine genaue Abklärung im Vorfeld der Anstellung des Mitarbeitenden zu empfehlen.

Fazit

Obwohl die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) die neue Verständigungsvereinbarung beschlossen hat, bleibt die Regelung zur Dokumentationspflicht bestehen. Arbeitgebende sind weiterhin verpflichtet, detaillierte Unterlagen zu den Telearbeitsquoten und Arbeitseinsätzen ihrer Mitarbeitenden zu führen. Diese Daten sind essenziell, um sowohl die steuerrechtlichen als auch die sozialversicherungsrechtlichen Anforderungen zu erfüllen.

Effizient und sicher: Das Einheitliche Lohnmeldeverfahren (ELM) im Überblick

ELM (Einheitliches Lohnmeldeverfahren) vereinfacht die Lohnabrechnung und Meldepflichten für Unternehmen erheblich. Hier erfährst du, wie ELM funktioniert, welche Vorteile es bietet und worauf du achten musst, um die Effizienz dieses Systems optimal zu nutzen.

Was ist ELM?

ELM ist bekannt als standardisiertes System zur Übermittlung von Lohndaten von Unternehmen an Sozialversicherungen und Behörden. Entwickelt und zertifiziert von Swissdec dient es nicht nur als Übermittlungstool, sondern gilt auch als Lohnstandard in der Schweiz.

Dieser Swissdec-Lohnstandard definiert Themen, wie beispielsweise Quellensteuerberechnungen und Lohnausweise in der Schweiz funktionieren und auszusehen haben.

Die Vorteile von ELM

Das Einheitliche Lohnmeldeverfahren bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die sowohl den administrativen Aufwand reduzieren als auch die Effizienz steigern.

• Zeitersparnis durch Automatisierung
  Durch die Bündelung der Meldungen an verschiedene Behörden wie z.B. Ausgleichskassen, Steuerämter und Unfallversicherungen entfällt die Notwendigkeit, dieselben Daten mehrfach anzugeben. Einmal eingegebene Informationen werden automatisiert an die richtigen Stellen übermittelt.
• Fehlerreduktion dank standardisierter Prozesse
  ELM verwendet ein einheitliches Datenformat, das Fehler durch manuelle Eingaben minimiert. Die automatische Validierung der Daten vor der Übermittlung stellt sicher, dass widersprüchliche oder fehlende Angaben frühzeitig erkannt und korrigiert werden können.
• Hohe Datensicherheit
  Die Übermittlung der Daten erfolgt verschlüsselt und entspricht den strengen Datenschutzrichtlinien. Dadurch wird gewährleistet, dass sensible Informationen wie Löhne und Sozialversicherungsdaten sicher übertragen und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.
• Verbesserte Zusammenarbeit mit Behörden
  Da alle relevanten Institutionen einheitliche Informationen erhalten, können Rückfragen reduziert und eine reibungslose Kommunikation mit Behörden und Versicherern sichergestellt werden.

Änderungen zwischen den ELM-Versionen 4 und 5

Die ELM 4 Version neigt sich ihrem Ende zu und neu werden die Daten mit der ELM 5 übermittelt.

Die Deadline der Systemanpassung auf ELM 5 war der 31. Dezember 2024, wobei eine Verlängerung bis 31. Dezember 2025 verlangt werden konnte. Nach diesem Datum müssen alle Systeme zwingend ELM 5 im Einsatz haben.

Welche Vorteile bietet die aktuelle Version von ELM 5?

Mit der neuesten Version von ELM steht den Nutzern eine Chat-Funktion zur Verfügung. Diese ermöglicht es Versicherern und Quellensteuerämtern, direkt Rückmeldungen oder Hinweise zu potenziellen Korrekturen zu übermitteln.

Darüber hinaus erweitert ELM 5 die Möglichkeiten der Vielfältigkeit der Datenübermittlung. Dazu zählen beispielsweise die Übermittlung von Informationen zu Grenzgängern aus Frankreich und Italien sowie monatliche Statistik Meldungen.

Was geschieht effektiv, wenn ich die ELM-Übermittlung starte?

Im Kern dient ELM dazu, verschiedene technische Tabellen auszulesen und diese mit den Stammdaten sowie Abrechnungsdaten zu verknüpfen. Bei der Quellensteuer Übermittlung beispielsweise extrahiert das System die Abrechnungsnummer pro Kanton aus einer technischen Tabelle, prüft relevante Stammdaten wie Quellensteuerpflicht, Kanton, Tarif oder Familienstand und kombiniert diese mit den Abrechnungsdaten des aktuellen Monats. Zudem unterscheidet es zwischen periodischen und aperiodischen Zahlungen.

Das Einheitliche Lohnmeldeverfahren ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienz. Nutze die Vorteile und spare wertvolle Zeit und Ressourcen!