HR Shared Services: Was sich dahinter verbirgt
Kaum jemand denkt beim Schlagwort Digitalisierung im ersten Moment an Kommunikation, geschweige denn an optimierte Kommunikation. Vordergründig verbinden viele die Digitalisierung mit einem Wandel der zwischenmenschlichen Kommunikation, geprägt durch soziale Medien, WhatsApp und ähnliche Plattformen. Doch werfen wir einen Blick auf die Kommunikation in Organisationen: Hat die Digitalisierung hier nicht sogar neue spannende Wege geschaffen und die Kommunikation verbessert?
In der heutigen Arbeitswelt sind Kommunikationsmedien wie E-Mail, Intranet, Instant Messaging oder Videokonferenzen kaum wegzudenken. Informationen werden bei Bedarf schnell über Google gesucht, Unbekanntes wird auf Wikipedia nachgeschlagen, und konkrete Anliegen werden per E-Mail geklärt. Die wachsende Kapazität, Informationen durch Raum und Zeit zu übertragen, hat Unternehmen viele Vorteile gebracht. Doch wie können HR-Abteilungen dieses Potenzial noch besser nutzen? Das Schlüsselwort heisst HR Shared Services – eine Organisationsform, die reibungslose und effizientere Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und der HR-Abteilung ermöglicht.
Stell dir eine Cloud basierte Online-Plattform vor, die zwischen Mitarbeitenden und dem HR vermittelt. Beide Seiten haben Zugriff, sehen jedoch unterschiedliche Inhalte. Das HR füllt die Plattform mit Wissensartikeln und bietet so Antworten auf häufige Fragen, die sonst täglich per E-Mail, Telefon oder auf anderem Wege an sie herangetragen werden. Für Mitarbeitende entsteht eine Art Wikipedia für HR, das ihnen erlaubt, sich selbstständig Antworten zu suchen. Findet ein Mitarbeitender keine Antwort, kann er ein Ticket aufgeben. Die HR-Abteilung beantwortet diese Anfragen individuell oder mithilfe von Vorlagen. Wiederkehrende Anfragen lassen sich so mit nur wenigen Klicks erledigen. Sollte das HR für eine Anfrage zusätzliche Informationen benötigen, kann der Mitarbeitende direkt auf der Plattform ein Formular ausfüllen. Das HR wiederum erhält alle Tickets, Anfragen und Formulare übersichtlich an einem Ort und kann diese den zuständigen Personen zuteilen. Zudem lassen sich Prozesse erstellen, Aufgaben verteilen und Rollen zuweisen, um den Kommunikationsfluss effektiv zu steuern.
Ein Beispiel: Bereits während des Onboardings können neue Mitarbeitende auf die Plattform zugreifen und werden automatisch daran erinnert, Stammdatenblätter auszufüllen, Einführungsprogramme zu durchlaufen oder Vertraulichkeitserklärungen elektronisch zu signieren. Diese Dokumente werden anschliessend direkt im elektronischen Personaldossier abgelegt.
Durch die Einführung von HR Shared Services entsteht eine völlig neue Art der Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und HR-Abteilungen. Dank Ticketsystemen, Wissensdatenbanken und Prozesssteuerung wird die Kommunikation optimiert und gleichzeitig effizienter gestaltet. Die HR-Abteilung wird so zum HR Shared Services Center, das Informationen bereitstellt, Formulare verwaltet und Prozesse steuert. Die Digitalisierung mag die klassische Kommunikation verändert haben, doch sie eröffnet auch neue Wege, wie Organisationen miteinander und mit ihren Mitarbeitenden kommunizieren können. Diese Entwicklungen zeigen, dass Digitalisierung die Kommunikation nicht zerstört, sondern sie im Gegenteil auf eine neue Ebene hebt.