Intelligente HR-Prozesse

Wie kann ich eine Aufgabe möglichst effizient lösen? Was im Alltag oft liebevoll Routine genannt wird, sind eigentlich nichts anderes als Prozesse. Wie die Kaffeetasse, die nach dem Duschen gefüllt, aber vor dem Zähneputzen geleert wird und dann schliesslich nach dem Schnürsenkel schnüren in den Geschirrspüler wandert, bevor man den Schlüssel vom Schlüsselbrett nimmt und schlussendlich auf dem Weg zur Arbeit noch die Zeitung aus dem Briefkasten holt. Damit diese morgendliche Routine in 25 Minuten funktioniert, müssen mehrere Faktoren zusammenspielen: Der Kaffee muss vorhanden sein, eine saubere Tasse soll bereitstehen, der Schlüssel befindet sich am Schlüsselbrett und die Zeitung wird pünktlich verteilt.

Die Liste ist endlos und vieles kann schief gehen. Und doch spielen alle Faktoren zusammen wie ein Uhrwerk. So haben wir einen effizienten Prozess, der es uns erlaubt, länger zu schlafen und nur 25 Minuten für die morgendliche Routine zu nutzen. Nun kommt es sehr wenigen Menschen in den Sinn ihre morgendliche Routine in einem Prozess Flowchart schriftlich festzuhalten und den Prozess strukturiert zu optimieren. Warum sollte man das dann im HR machen?

Ganz einfach: Neben der Effizienz lassen sich gute Prozesse perfekt auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden ausrichten, bilden eine gute Grundlage zur Digitalisierung und schaffen auch ein Verständnis im Team für die Arbeiten der anderen. Genau deshalb lieben wir es HR-Prozesse zu optimieren.

HR-Prozesse definieren und optimieren

Unter einem definierten Prozess verstehen wir eine Reihe von aneinanderhängenden Aufgaben, deren Sinn und Zweck, Übergabe und Durchführung durch Rollen, Berechtigungen und Tools klar definiert sind. Nun macht es keinen Sinn jeden Einzelnen von diesen hundert HR-Prozessen, zu definieren, schriftlich festzuhalten und zu optimieren. (Grafik siehe unten)

Eine einfache Möglichkeit, um Prozesse zu priorisieren, ist die Frequenz und die Komplexität des Prozesses. Komplexität kann man bestimmen anhand von folgenden Fragen: Wie viele Personen sind am Prozess beteiligt, wie viele Schritte hat der Prozess, wie viele Abhängigkeiten gibt es?

Was ist das Vorgehen bei der Optimierung von HR-Prozessen?

Anhand der folgenden fünf Schritte kannst du deine Prozesse im HR optimieren:

1. Brainstormen und Priorisieren: Oftmals erkennen Mitarbeitende selbst, welches die wichtigsten Prozesse sind und prioritär optimiert werden müssen. Falls dies nicht klar ist, empfiehlt sich ein Brainstorming über die existierenden Prozesse. Mit Hilfe der untenstehenden Grafik lassen sich die Prozesse priorisieren.
2. Soll definieren: Nun fängt der Spass an. In interaktiven Workshops mit vielen verschiedenen Hilfsmitteln wird der Ist-Zustand aufgemalt und der Soll-Prozess definiert.
3. Wichtiges abklären: Bevor die Umsetzung beginnt, solltest du Wichtiges abklären und folgende Fragen stellen: Ist der Prozess rechtlich und GDPR-konform? Kann ich den Prozess mit den mir zur Verfügung stehenden Tools so abbilden?
4. Prozess umsetzen: Nun heisst es loslegen und den Prozess umsetzen.
5. Erfolg messen: Wenn du einen Prozess optimierst, solltest du dir auch die Mühe machen, am Anfang über die messbaren Erfolgsfaktoren zu sprechen. Beispielsweise muss definiert werden, wie die Mitarbeitendenzufriedenheit beim Onboarding-Prozess gemessen wird oder wieviel Zeitaufwand das HR bei Stammdatenmutationen hat. Nur so findest du heraus, ob der Prozess verbessert wurde.

Im Endeffekt ist das Vorgehen nicht anders als bei der morgendlichen Routine. Du überlegst dir einen optimalen Soll-Prozess vom Aufstehen bis zum Verlassen des Hauses. Wichtiges wird im Vorfeld abgeklärt, zum Beispiel ob die Kaffeemaschine am Vorabend schon programmiert werden kann. Dann setzt du den definierten Prozess um und misst den täglichen Erfolg mit Blick auf die Uhr und deine Zufriedenheit.

Brauche ich zwingend eine Software für effiziente HR-Prozesse?

Um effiziente Prozesse zu haben, brauchst du nicht zwingend eine Software. Genauso bedeutet eine Software nicht, dass Prozesse automatisch effizient werden. Ein ineffizienter Prozess bleibt ineffizient, auch wenn er in einer Software abgebildet ist.

Eine Software kann dir jedoch helfen, gewisse Schritte zu automatisieren. Beispielsweise kannst du den Onboarding-Prozess automatisch starten, sobald in deinem Rekrutierungstool «einstellen» gewählt wird. Ein Vertragsentwurf wird automatisch erstellt, die Mitarbeitenden erhalten eine automatische E-Mail mit der Bitte, ihre Daten zu überprüfen und allenfalls zu ergänzen.

Welche Möglichkeiten gibt es, HR-Prozesse zu digitalisieren?

Generell kann man hier zwischen drei Arten von Softwarelösungen unterscheiden:

• Dedizierte HR-Prozesssoftware: Diese Tools sind spezifisch dafür entwickelt worden, HR-Prozesse in ihrem gesamten Ablauf digital abzubilden. Ein Beispiel dafür ist die Software UKG HR Service Delivery .
• Fragmentierte HR-Prozesssoftware: Mit diesen Tools lassen sich oft Teile eines gesamten Prozesses digitalisieren. Ein Beispiel dafür sind Recruiting- oder Performance-Management-Tools wie SuccessFactors .
• Generelle Prozesssoftware: Diese Tools sind oft in bestehende Sharepoints eingebaut oder auf alle möglichen Prozesse im Unternehmen anwendbar. Beispiele dafür sind Nintex oder Leanix.

Bei allen Softwarelösungen ist es wichtig, die Integration in die bestehende Systemlandschaft sicherzustellen, um alle Vorteile der gewählten Software nutzen zu können.

Employee Experience in HR-Prozessen

Ein wichtiger Aspekt, der bei Prozessdesigns oft vergessen wird, ist, wie sich die Mitarbeitenden bei dem Prozess fühlen (Employee Experience). Onboarding ist ein super Beispiel. Oft wird im Prozess nur auf den klassischen Eintritt eingegangen: Vertrag erstellen, Stammdaten erfassen, Dokumente einfordern. Sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden sich integriert und willkommen fühlen, wird dabei vernachlässigt. Dabei ist es zentral, dass das HR zum aktiven Gestalter von positiven Erlebnissen wird. Mehr dazu liest du in unserem Fachartikel  "Die Wichtigkeit von Employee Experience" .

Digitalisierte und standardisierte Prozesse bringen Struktur und Fokus. So kann sich das HR wieder mehr aufs Wesentliche konzentrieren und die gewonnene Zeit zukunftsgerichtet und strategisch investieren.