External Workforce Management

Externe Mitarbeitende im Fokus

In der heutigen Arbeitswelt verschwimmen die Grenzen zwischen internen und externen Mitarbeitenden zunehmend. Bereits heute wird die Hälfte des gesamten Workforce-Budgets für externe Mitarbeitende aufgewendet. Als HR- oder Führungskraft stehst du dabei häufig vor der Herausforderung, klare Antworten auf Fragen zur Transparenz und Compliance der externen Belegschaft zu finden.

Eine zentrale Softwarelösung kann viele dieser Fragestellungen übersichtlich und transparent abbilden und sich flexibel in die Unternehmensprozesse integrieren. In unserem Fachartikel  External Workforce: Wer trägt die Verantwortung für externe Mitarbeitende? tauchen wir in die Auswahl des richtigen Vendor Management Systems (VMS) ein und zeigen dir die möglichen Vorteile auf.

Funktionen und Nutzen einer VMS-Lösung

Eine VMS-Lösung besteht aus verschiedenen Modulen, die eine Vielzahl von Funktionen ermöglichen. Zu den grundlegenden Funktionen gehören:

• Abbildung verschiedener Formen von externen Arbeitsbeziehungen: Von Personalverleih über Dienstleistungen bis hin zu Outsourcing und Werkverträgen.
• Unterstützung der Prozesse für die Neu-Rekrutierung und Verwaltung externer Mitarbeitender: Dies umfasst die gesamte Bandbreite der Personalbeschaffung und -betreuung.
• Vertragsabbildung, Zeitwirtschaft und Rechnungsstellung: Diese Funktionen sorgen für eine genaue Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten und finanziellen Transaktionen.
• Übersichtliche Verwaltung und Rapportierung: Für eine effiziente Personalplanung und -steuerung.
• Steuerung und Überwachung spezifischer Compliance-Anforderungen: Zur Sicherstellung, dass alle regulatorischen Vorschriften eingehalten werden.

Die Implementierung einer VMS-Lösung bringt deinem Unternehmen zahlreiche Vorteile bei der Verwaltung von externen Mitarbeitenden:

• Digitalisierung bestehender Prozesse: Durch die Implementierung eines VMS werden bestehende Prozesse digitalisiert, was die Abwicklung effizienter macht.
• Schlankere und transparentere Prozesse: Ein VMS ermöglicht dir die Einführung effizienter und transparenter Prozesse, die Nachverfolgbarkeit und Kontrolle erleichtern.
• Erweiterte Datenberichterstattung und -teilung: Wichtige Daten können erfasst, analysiert und unternehmensweit geteilt werden.
• Anpassungsfähigkeit bei organisatorischen Veränderungen: VMS bieten Flexibilität bei sich verändernden Geschäftsanforderungen. Genehmigungsprozesse lassen sich schnell mit wenigen Klicks anpassen oder neu definieren.

Analyse und Auswahl der VMS-Lösung

Der Auswahlprozess für das richtige Vendor Management System (VMS) beginnt mit einer sorgfältigen Analyse deiner aktuellen Situation. Zuerst solltest du die Ziele klären, die du mit der Einführung eines VMS erreichen möchtest. Auf Basis dieser Ziele kannst du die Analyse vertiefen und Fragen zu Population, Stakeholdern und Einsatzgebieten klären. Die folgenden Beispielfragen helfen dir, die wichtigsten Überlegungen zu berücksichtigen.

1. Zieldefinition

• Welche konkreten Ergebnisse möchtest du durch die Implementierung des VMS erreichen?
• Wie soll sich die Situation nach der Einführung verändern (z. B. Effizienzsteigerung, Transparenz, Digitalisierung)?
• Wie sollen die Rekrutierungsprozesse für externe Mitarbeitende harmonisiert werden?
• Soll die Verantwortung für die Rekrutierung und Verwaltung externer Mitarbeitender zentralisiert oder nach spezifischen Kriterien aufgeteilt werden?

2. Population

• Wie gross ist die Population der externen Mitarbeitenden und wie wird sich diese in der Zukunft entwickeln?
• In welchen Bereichen und für welche Dienstleistungen benötigst du externe Unterstützung?
• Wie planst und verwaltest du die externe Belegschaft?

3. Stakeholder

• Welche Stakeholder sind involviert (z. B. HR, Procurement, Finanzen, operatives Business)?
• Welche Konflikte, Sorgen und Ängste bestehen bei den Stakeholder-Gruppen und den einzelnen Benutzer:innen?

4. Einsatzgebiet

• Ist der Einsatz eines VMS in Anbetracht der Unternehmensgrösse und der damit verbundenen Kosten (Lizenzen, Implementierungskosten etc.) rentabel?
• Lässt sich die VMS-Lösung an bestehende Prozesse anpassen oder bietet sie nur Standardprozesse?
• Können mit dem VMS Prozessoptimierungen angestrebt und umgesetzt werden?
• Sollen im Zuge der Implementierung auch neue Abläufe eingeführt werden?
• Gibt es Unternehmensrichtlinien (Compliance, Policies etc.), die auch für externe Ressourcen gelten?

Fazit

Die Verantwortung und Kompetenzen für die Bewirtschaftung externer Mitarbeitender sind eng mit dem Einsatz einer VMS-Lösung verbunden. Deshalb ist es wichtig, beide Themen gemeinsam und ganzheitlich zu analysieren. Die Unternehmensgrösse, die Population externer Mitarbeitender, die vorhandenen Kompetenzen und die Erwartungen an ein VMS bestimmen massgeblich die Wahl des geeigneten Produkts.

Ein häufiger Vorwurf ist, dass eine Software nicht den erhofften Nutzen bringt und daher von den Anwender:innen nicht genutzt wird. Deshalb ist es entscheidend, spezifische Benutzergruppen im Unternehmen frühzeitig in den Prozess einzubinden.

Der Markt bietet zahlreiche VMS-Optionen, die sich in punkto Benutzeroberfläche, Handhabung, Flexibilität, Konfigurationsmöglichkeiten, Anbindung zu Umsystemen sowie Kosten für Lizenzen und Implementierung unterscheiden. Eine sorgfältige Analyse der Ausgangssituation in deinem Unternehmen ist daher unerlässlich, um eine fundierte Entscheidung auf Basis deiner Kriterien und Anforderungen zu treffen.

HR Campus steht dir als starker Partner zur Seite, um den Fokus auf das übergeordnete Ziel einer effizienten Bewirtschaftung der externen Mitarbeitenden zu richten. Wir unterstützen dich bei der Analyse deiner Ausgangslage, der Implementierung der passenden VMS-Lösung und bieten Support, damit du deine Ziele erfolgreich erreichst.

Quellen

• https://www.onlinewhitepapers.com/human-resources/the-forces-reshaping-how-work-gets-done/
• https://t2informatik.de/wissen-kompakt/softwareeinfuehrung/
• https://www.techtarget.com/searchsap/definition/vendor-management-system-VMS
• https://www.sap.com/swiss/products/acquired-brands/what-is-fieldglass.html