Externe Mitarbeitende sind ein signifikanter Teil der Geschäftswelt und gewinnen in der heutigen agilen Arbeitswelt immer mehr an Bedeutung. Trotzdem werden sie oft nicht gleich behandelt wie festangestellte Mitarbeitende und als Randthema wahrgenommen. Ein zentrales Problem sind die fehlenden klaren Verantwortlichkeiten, die essenziell für den effektiven Umgang mit externen Fachkräften und den dazugehörigen Prozessen sind. In diesem Fachartikel erfährst du, wie sich die Employee Journey von der Workforce Lifecycle unterscheidet und welche Massnahmen unsere Expert:innen zur Verbesserung empfehlen.
Die wachsende Relevanz von externen Mitarbeitenden
Externe Mitarbeitende spielen in einer schnelllebigen und agilen Arbeitswelt eine immer wichtigere Rolle. Dabei geht es nicht nur um das Outsourcing kompletter Dienstleistungen wie der Lohnbuchhaltung oder des IT-Supports, sondern auch um den gezielten Einsatz von externen Fachkräften. Sie werden inzwischen in allen möglichen Funktionen und auf allen Hierarchiestufen eingesetzt.
Mit diesen Trends gehen auch neue Herausforderungen einher. Viele Unternehmen tun sich schwer, die Verantwortlichkeiten für das Management externer Mitarbeitender klar zu definieren. Insbesondere zwischen den Abteilungen Einkauf und HR gibt es oft Diskussionen darüber, wer für die externen Mitarbeitenden zuständig ist.
Employee Journey vs. Workforce Lifecycle
Interne Mitarbeitende werden in der Regel gemeinsam von Vorgesetzten und der HR-Abteilung rekrutiert. Die spezifische Aufteilung der Aufgaben kann sich je nach Unternehmen unterscheiden. Üblicherweise ist die HR-Abteilung für Stellenausschreibungen und Bewerbungsgespräche zuständig.
Externe Mitarbeitende hingegen werden meist von den jeweiligen Teams in Zusammenarbeit mit der Einkaufsabteilung beschafft, da der Einkauf über das erforderliche Know-how zu Beschaffung, Lieferanten und Preisverhandlungen verfügt. Bereits bei der Ausschreibung der Vakanz unterscheiden sich die Prozesse deutlich. Nach der Beschaffung allerdings sind die weiteren Schritte oft die gleichen.
Die Schritte für die Einarbeitung neuer Mitarbeitender sind klar definiert, um eine einheitliche und positive Employee Experience zu gewährleisten – zumindest für interne Mitarbeitende. Das HR begleitet interne Mitarbeitende entweder direkt oder in einer beratenden Rolle zur Unterstützung der Vorgesetzten. Bei externen Mitarbeitenden sieht der Prozess anders aus. Die Schritte der Einarbeitung werden von den Teams eigenständig definiert und betreut, teilweise auch vom Einkauf als Teil des Beschaffungsprozesses.
Dass diese Prozesse unabhängig voneinander laufen, ist nicht ideal. Es sollte keinen Unterschied machen, ob es sich um interne oder externe Mitarbeitende handelt. Nach Ansicht von HR Campus sollten interne und externe Mitarbeitende möglichst gleichbehandelt werden. Dies würde die Integration externer Mitarbeitender erleichtern und helfen, allfällige Herausforderungen schneller zu erkennen.
Empfehlungen für den idealen Workforce Lifecycle
Externe Mitarbeitende und Aufträge sollten wie gewohnt vom Einkauf beschafft werden. Die Betreuung während des Einsatzes sollte jedoch durch das HR und die jeweiligen Vorgesetzten übernommen werden. So kann jede Abteilung ihre Stärken optimal einsetzen. Eine klare Trennung der Verantwortlichkeiten hilft den Abteilungen, ihre Zuständigkeiten für die einzelnen Prozessschritte zu verstehen. Dies führt zu höherer Effizienz und einer besseren Betreuung der externen Fachkräfte während des gesamten Workforce Lifecycles.
Bei Grossunternehmen mit einer grossen Anzahl externer Mitarbeitender kann ein MSP (Managed Service Provider) Setup sinnvoll sein. Ein MSP entlastet das interne HR und den Einkauf, indem er beispielsweise die Beschaffung und Rekrutierung übernimmt. Es kann auch hilfreich sein, eine neue Stelle oder Abteilung zu schaffen, die die Verantwortlichkeiten für die externen Mitarbeitenden koordiniert, um Übersicht und Kommunikation zu verbessern.
Die interne Kommunikation mit den externen Mitarbeitenden sollte, wie bei den internen Mitarbeitenden, durch das HR oder die jeweiligen Vorgesetzten erfolgen. Der Einkauf sollte die Kommunikation zwischen dem Unternehmen und den Lieferanten übernehmen. Diese klare Trennung der Verantwortlichkeiten stellt eine Herausforderung dar, kann aber durch eine VMS-Softwarelösung (Vendor Management System) unterstützt werden. Eine solche Lösung ordnet die Verantwortlichkeiten der einzelnen Arbeitsschritte den jeweiligen Abteilungen und Personen klar zu.
Fazit
Eine klare Verteilung der Verantwortlichkeiten ist entscheidend für einen effizienten Umgang mit externen Mitarbeitenden. Es ist wichtig, genau zu definieren, welche Abteilung für welche Schritte und Aufgaben im Workforce Lifecycle zuständig ist. Durch diese Definition können komplexe Arbeitsabläufe schneller und effizienter gehandhabt werden. Die Arbeitsschritte sollten so aufgeteilt werden, dass die Kompetenzen der jeweiligen Abteilungen optimal genutzt werden: Der Einkauf übernimmt die Beschaffung und die Pflege der Lieferantenbeziehungen, während die Vorgesetzten und die HR-Abteilung die weiteren Schritte des Workforce Lifecycles betreuen. Eine VMS-Softwarelösung kann diese Aufteilung digitalisieren und effizient gestalten, indem sie einen klar definierten Workflow mit festgelegten Verantwortlichkeiten bietet.
Autor
Etienne Herren
Total Workforce Management
Etienne hat das Studium in Arbeits- und Organisationspsychologie abgeschlossen. Seitdem berät er Unternehmen im Bereich der externen Mitarbeitenden in Verbindung mit SAP Fieldglass. Dank seiner eigenen Erfahrung als externer Mitarbeitender kennt er beide Seiten des Prozesses und optimiert diesen kontinuierlich.