Effizienzsteigerung in KMU

Warum lohnt es sich, HR zu digitalisieren?

1. Es macht den Mitarbeitenden mehr Spass
   Im privaten Alltag läuft fast alles digital: Rechnungen werden per eBill bezahlt, Arztkosten via App abgerechnet und die Steuererklärung online eingereicht. Im beruflichen Alltag sieht das oft anders aus: Lohnabrechnungen kommen per Post, Arztzeugnisse müssen physisch ans HR geliefert werden und bei Fragen greift man zum Telefonhörer. Ein Unternehmen glaubte, dass die Mitarbeitenden keine digitalen HR-Dienstleistungen wollten. Doch eine Umfrage zeigte das Gegenteil: 98 % der Mitarbeitenden wünschen sich genau das. Frag auch du deine Mitarbeitenden, was sie sich von digitalen HR-Lösungen erhoffen.
2. Es spart Zeit und Geld
   Rund 80 % der HR-Fragen können über Self Service-Plattformen beantwortet werden. Ob Intranet, Wiki, Apps wie Beekeeper oder ein Chatbot – solche Lösungen ermöglichen es deinen Mitarbeitenden, Antworten schneller zu finden, ohne das HR-Tagesgeschäft zu unterbrechen.
3. Es senkt die Fluktuation im HR
   Eine HR-Leitung eines KMUs sagte einmal: «Wenn wir weiterhin auf diesem niedrigen Digitalisierungsniveau bleiben, verliere ich meine guten HR-Mitarbeitenden.» Auch dein HR-Team wünscht sich Abwechslung und moderne Tools. Wenn dies nicht erfüllt wird, verlassen unzufriedene Mitarbeitende das Unternehmen – und jede Neubesetzung kostet dich schnell ein Jahresgehalt.

Wie gehst du am besten vor?

1. Digitalisierungsthemen definieren
   Für KMUs oft unkompliziert. Es gibt drei Kategorien: 1) Hygienefaktoren: Lohnverarbeitung, Stammdaten, Zeitwirtschaft, Personaldossier. 2) Effizienztreiber: Rekrutierung, HR-Portal, Workflows, Arbeitszeugnisse. 3) Motivatoren: Mitarbeitendengespräche, Lernsysteme, Kommunikation.
2. Roadmap festlegen
   Plane einen Mix aus Software, der essenziell für das HR ist und gleichzeitig den Mitarbeitenden Spass macht.
3. Software auswählen
   Im KMU-Bereich gibt es viele branchenspezifische Softwarelösungen. Es gibt zwei Ansätze: 1) Best-of-Breed: Für jedes Thema die beste Software auswählen. 2) HR-Suite: Möglichst viele Themen mit einer Software abdecken. Der Trend geht klar Richtung Suite. Für KMUs ist Personio mit SwissSalary ideal – benutzerfreundlich, schnell implementiert und speziell für HR und KMUs entwickelt.
4. Implementierungspartner auswählen
   Eine Software zu implementieren ist wie eine Ehe – wähle deinen Partner sorgfältig aus.

So einfach? Oder gibt es noch Hürden?

Natürlich gibt es im KMU-Bereich, genauso wie bei grossen Unternehmen, gewisse Herausforderungen. Hier sind die häufigsten:

• Geringe Anzahl HR-Mitarbeitende
  Teure, komplexe Software lohnt sich bei wenigen HR-Mitarbeitenden oft nicht, da KMUs weniger Flexibilität brauchen. Kostengünstige, benutzerfreundliche Tools, die echten Mehrwert bieten, sind die bessere Wahl – vorausgesetzt, sie passen zur Grösse und Struktur deines Unternehmens.
• Hoher personeller Ressourcenaufwand
  Fehlende Ressourcen während der Implementierung können später zu höheren Anpassungskosten führen. Plane deshalb zusätzliche Kräfte für das Tagesgeschäft ein, zum Beispiel temporäre Mitarbeitende, und berücksichtige diese in den Projektkosten.
• Hoher finanzieller Ressourcenaufwand
  Für KMUs sind solche Investitionen oft eine grosse Herausforderung. Auch wenn sie sich langfristig auszahlen, müssen sie zunächst bewältigt werden. Staffle die Implementierungen, damit nicht alles im ersten Jahr anfällt. Und frage dich: Was sind die Konsequenzen, wenn du nicht implementierst?

Wenn du unsicher bist, frage andere Unternehmen mit ähnlicher Grösse nach ihren Erfahrungen. Am besten startest du mit einem einzelnen Thema. Das grösste Risiko besteht darin, alles beim Alten zu belassen – und dennoch auf andere Ergebnisse zu hoffen.

Quelle

• Digitalisierung HR_BurtscherM (zhaw.ch)