Es klingt wie ein perfekter Widerspruch: Mit Payroll verbinden wir Präzision, höchste Sicherheit und Datenschutz. Der Begriff Cloud hingegen erweckt den Eindruck, dass Daten sich irgendwo im Cyberspace befinden – dort, wo gerade Platz ist. Doch kombiniert man die positiven Aspekte beider Welten, entsteht ein innovatives Business Modell für die bislang noch sehr traditionelle Welt der Saläradministration.
Die Saläradministration hat einen hohen Stellenwert im HR- und Unternehmensalltag. In vielen Unternehmen bleibt die monatliche Lohnabrechnung fast der einzige, wenn auch flüchtige Berührungspunkt zwischen Mitarbeitenden und der HR-Abteilung. Fehler in der Lohnabrechnung oder mangelnde Vertraulichkeit schaden dem Employer Branding stärker als jede andere Schwäche im HR. Wenn es ums Geld geht, sind wir schliesslich besonders empfindlich.
Business Modelle von gestern und heute
Im alltäglichen Sprachgebrauch werden die Begriffe Salärbuchhaltung, Saläradministration und Payroll häufig synonym verwendet; der Kontext entscheidet, wovon genau die Rede ist. In Wirklichkeit liegen jedoch zwei miteinander vernetzte, aber getrennte Prozesse vor: die Stammdatenverwaltung und die Lohnabrechnung. Dabei umfasst die Lohnabrechnung ausschliesslich die monatliche Lohnproduktion mit den zugehörigen Folgeaktivitäten.
In der Vergangenheit war diese Trennung nicht relevant. In vielen Unternehmen, die die Saläradministration inhouse betreiben, sind ein und dieselben Personen für Stammdaten wie auch für die Lohnabrechnung verantwortlich. Dieses Szenario ist der Klassiker unter den bewährten Business Modellen: die Lohnabrechnung bleibt im Haus. Software wird gekauft und auf firmeneigenen Servern installiert, und die Lohnbuchhaltung wird von eigenem Personal durchgeführt. Häufig, gerade bei kleinen Unternehmen, liegt die Verantwortung auf den Schultern einer einzigen Person, die um die Zeit des monatlichen Lohnlaufs gut daran tut, weder krank zu werden noch in die Ferien zu fahren.
Vorteile und Risiken abwägend kommen manche Firmen zum Schluss, dass die möglichen internen Sicherheitslücken und personellen Risiken grösser sind als die eines professionellen Outsourcing Anbieters. Die gesamte Saläradministration wird outgesourct. Sie läuft somit auf einem Lohnsystem des Outsourcing Providers, der je nach gewähltem Service Level auch die gesamte Lohnproduktion mit allen zugehörigen Folgeaktivitäten übernimmt. Die Personalstammdaten werden entweder vom Outsourcer oder vom Unternehmen selbst auf demselben System verwaltet.
Lösungen der nächsten Generation
Mit Cloud Payroll entsteht ein klarer Schnitt zwischen Stammdatenverwaltung und Lohnproduktion. Dieser Bruch ist nicht künstlich herbeigeführt, sondern durch eine neue Generation von HRIS-Systemen (Human Resources Management System) bedingt. Unter dem Stichwort HRIS aus der Cloud können Unternehmen ein komplettes HRIS-System mieten und darauf alle operativen und strategischen HR-Prozesse abwickeln. Cloud basierte Talent-Management-Prozesse sind inzwischen nichts Neues mehr, doch hier geht es um wesentlich mehr: um globales und lokales Stammdaten- und Organisationsmanagement. Natürlich können Mitarbeitendenstammdaten schon seit einigen Jahren in Cloud basierten Lösungen gepflegt werden, jedoch waren solche Anwendungen in der Regel auf globale (weltweit einheitliche) Daten limitiert und beinhalteten keine Stammdaten, die direkt oder indirekt lohnrelevant waren. Die neuen HRIS-Systeme aus der Cloud sind hingegen echte Alleskönner, die ihren Inhouse Konkurrenten in nichts nachstehen. Sie erfüllen länderspezifische lokale Anforderungen, berücksichtigen unternehmensspezifische Bedürfnisse und führen eine präzise Mitarbeitendenhistorie. Doch sie können noch mehr als ihre Vorgänger. Employee Self Services und Mobile Apps gehören zum Standardprogramm und müssen nicht technisch aufwändig implementiert werden. Ein Klick in den App Store genügt und eine Führungskraft hat die Mitarbeitenden-Daten ihres Teams direkt auf dem Smartphone. Die Vorteile und die Flexibilität eines HRIS-Systems aus der Cloud erschliessen sich jedoch, Stand heute, nur wenigen Unternehmen in vollem Umfang. Wie viel einfacher ein solches System zu navigieren ist, spürt eine HR-Abteilung vor allem in turbulenten Zeiten von Reorganisationen, Unternehmenszukäufen, Übernahmen und anderen Ereignissen mit grossem Einfluss auf die Personalstruktur.
Man spricht von HRIS-Systemen aus der Cloud, doch technisch handelt es sich in der Regel um eine private Cloud in einem physischen Rechenzentrum des Softwareherstellers.
Payroll als Säulenmodell
Entscheidet sich ein Unternehmen für ein Cloud basiertes HRIS-System der neuesten Generation, fehlt zur Komplettierung der HR-Prozesse nur noch ein «kleines» Puzzlestück: die monatliche Lohnproduktion. Alle dafür relevanten Daten und Informationen sind bereits vorhanden. Es muss jedoch eine fehlerfreie Lohnproduktion angedockt werden – selbstverständlich für jedes betroffene Land gemäss den gültigen gesetzlichen Vorgaben.
Diese Lohnabrechnung wird das Unternehmen in der Regel nicht inhouse implementieren, da dies der gewählten Cloud Strategie widersprechen würde. Stattdessen wird die Lohnabrechnung an einen dedizierten Outsourcing Partner übergeben, der auf Basis der Daten des Cloud-HRIS-Systems Monat für Monat zuverlässig die Löhne erstellt und die Lohnabrechnungen den Mitarbeitenden elektronisch bereitstellt. Für das Unternehmen selbst bleibt das Payroll System eine Black Box, auf die es keinen direkten Zugriff hat – und auch nicht benötigt. Die Datenhoheit bleibt beim Unternehmen, das weiterhin für seine HR-Daten verantwortlich ist. Das Payroll System fungiert schlicht als «Rechenmaschine», deren Ergebnisse und gesetzliche Auswertungen dem Unternehmen regelmässig durch den Outsourcing Partner zur Verfügung gestellt werden. Die Leistungen und Ergebnisse der Payroll werden über transparente Service Level Agreements zwischen Unternehmen und Dienstleister geregelt. Am Ende zählt nur das Resultat: korrekte Lohnabrechnungen im Einklang mit den gesetzlichen Anforderungen und pünktliche Gehaltsauszahlungen auf die Konten der Mitarbeitenden. Was früher als «heilige Kuh» der Personalabteilung galt, wird zunehmend zu einem Commodity Produkt, das dort bezogen wird, wo das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt.
Zusammenfassend basiert Cloud Payroll auf drei Säulen: dem HRIS aus der Cloud, einer schlanken Payroll Lösung und einer «magischen» dritten Komponente, die die saubere Integration und Kommunikation der beiden Kernsäulen sicherstellt. Dabei handelt es sich nicht um simple Schnittstellen, sondern um eine online Kommunikation, die auf Webservices basiert. Diese sorgt dafür, dass, sobald im HRIS ein neuer Mitarbeitender erfasst oder eine Mutation vorgenommen wird, diese Daten auch in der Payroll Lösung reflektiert werden.
Sicherheit - drum prüfe wer sich ewig bindet...
Ist die HR-Abteilung eines Unternehmens Feuer und Flamme für ein solches Business Modell, kann ein Security Officer diese Begeisterung schnell dämpfen, indem er oder sie den Anbieter mit kritischen Fragen zur Sicherheit konfrontiert. Sicherheit muss auf allen Ebenen gewährleistet sein. Einerseits betrifft das die Netzwerke und Kommunikationswege, die zwingend über verschlüsselte Verbindungen laufen müssen. Andererseits muss das Datacenter des Softwareanbieters den kritischen Prüfungen der Sicherheitsexpert:innen standhalten. Themen wie Datenhaltung, Backupverfahren, Recovery Prozeduren, Datenzugriffe im Support und viele weitere stehen dabei im Fokus.
Selbst wenn das Rechenzentrum mit ISO-Zertifikaten und Kontrollberichten (zum Beispiel ISAE 3402) glänzt, genügt das oft nicht, um alle Sicherheitsbedenken auszuräumen. Auch das Shared Service Center, in dem die Lohnverarbeitung durchgeführt wird, muss genau überprüft werden. Wie arbeiten die Mitarbeitenden in diesem Center? Halten sie sich an die vorgeschriebenen Prozeduren und Sicherheitsrichtlinien? Wo befindet sich das Service Center? Es könnte beispielsweise sein, dass das Rechenzentrum in der Schweiz liegt, während das Service Center in Irland operiert – möglicherweise unter Einbindung eines Netzwerks von Subunternehmen, die weltweit verteilt sind. Wer garantiert, dass das Service Center nicht in naher Zukunft nach Indien verlegt wird?
Es ist faktisch unmöglich, alle erdenklichen Eventualitäten im Voraus vertraglich und zur Zufriedenheit aller Parteien zu regeln. Daher braucht es Vertrauen in den Anbieter, dessen Geschäftspolitik und dessen Mitarbeitende. Ein Blick auf die bestehende Kundenbasis des Anbieters und der Austausch mit bestehenden Kund:innen können in der Entscheidungsfindung hilfreich sein und das Bauchgefühl untermauern. Dieses Bauchgefühl muss jedoch durch klare Argumente gestützt werden, um die oben genannten Fragen bestmöglich zu beantworten. Ein Restrisiko bleibt – gerade in Zeiten der NSA. Mit dem richtigen Anbieter lässt sich dieses Risiko jedoch erheblich eindämmen.